WebEx: Tipps und Tricks für Gastgeber

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Das Webex-Tool bietet mehrere Funktionen an, die in vielerlei Hinsicht bei Trainings die Abhaltung erleichtern können.

Teilnehmer stummschalten bei großen Gruppen

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Als Gastgeber ist es möglich, bei einer größeren Teilnehmergruppe einzelne oder alle Teilnehmer auf einmal stumm zu schalten. Diese Funktion ist nützlich, da oft Hintergrundgeräusche bei den einzelnen Teilnehmer ni cht identifiziert werden können.

Einzelne Teilnehmer werden beim Mikrofon neben deren Namen in der Teilnehmerübersicht stummgeschaltet.

Alle Teilnehmer können im Menü oben unter Teilnehmer – alle Stummschalten ausgeschaltet werden.

Teilnehmer präsentieren lassen - Rolle des Moderators

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Nicht nur dem Trainer (Gastgeber) ist es möglich, sein Desktop oder Programme freizugeben, sondern es wird allen Teilnehmern ermöglicht, wenn man sie zu Moderatoren macht.

Dies funktioniert, indem man in der Teilnehmerübersicht den kleinen Ball einem anderen Teilnehmer per Drag and Drop zuschiebt.

Notizen/Zeichnen während der Freigabe

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Der Trainer oder Teilnehmer, der gerade seinen Bildschirm teilt, hat die Möglichkeit die Präsentation über das Webex für alle anderen sichtbar zu bearbeiten.

Während der Freigabe befindet sich folgende Leiste in der Bildschirmansicht:

Nützt man die Funktion Kommentieren, kann man in der präsentierten Oberfläche Bereiche einzeichnen, Notizen schreiben, Pfeile einfügen etc. Diese Notizen können auch gespeichert werden.

Tipp: um auch Teilnehmer während einer Freigabe etwas einzeichnen oder zeigen zu lassen, ist es möglich für kurze Zeit die Maus zu übergeben. Mit Mausklick holt man sich die Maus und die Tastatur wieder zurück.

Notizen/Zeichnen am Whiteboard

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Nicht nur in der freigegebenen Präsentation können Notizen erstellt und freigegeben werden, es kann auch ein Whiteboard geöffnet werden (dieses kann u.a. als Flipchart-Ersatz fungieren.)
Es können mehrere Seiten erstellt werden, die auch im Nachhinein gespeichert werden können.

Gruppenarbeiten

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Gruppenarbeiten sind bei den meisten Trainings Voraussetzung. Um dies zu bewerkstelligen, gibt es die Möglichkeit, mit Breakout Sessions zu arbeiten.

Gruppenarbeiten mit Google Docs

Die Funktion von Google Docs hat sich bisher für virtuelle Gruppenübungen bewährt. Hierbei öffnet der Trainer unter https://docs.google.com/document/u/0/ ein neues Dokument, gibt es für alle zum Bearbeiten frei und postet den Link in den WebEx -Chat. Die Bearbeitung kann sofort begonnen werden und die Teilnahme am Erstellen des Online Dokuments ist anonymisiert.

Protokolle

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Unter Weitere Optionen (…) wird das Protokoll-Tool geöffnet. Hier können besprochene Punkte, Notizen oder Fragen festgehalten werden, siehe Weiter Optionen.

Umfragen

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Für schnelle Umfragen kann das Umfrage-Tool des Webex-Raums genützt werden.

Unter Weitere Optionen (…) wird das Umfrage-Tool geöffnet. Die Frage kann vom Gastgeber verfasst werden, und man hat die Möglichkeit Multiple-Choice, Single Choice oder kurze Text-Antworten abzufragen , siehe Weiter Optionen.

Dies könnte etwa für Verständnisfragen zwischendurch, oder für Organisatorisches , wie Pausenplanung, verwendet werden.

Tipp: Bei Trainings macht es Sinn, schon anfangs Feedback von den Teilnehmern einzufordern, um im späteren Verlauf des Kurses schon darauf eingehen zu können (z. B. öfter kurze Pausen, öfter Fragerunden etc.). Das kann natürlich auch mündlich stattfinden.

Speichern von Mitschriften

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Die Webex Desktop-App beinhaltet die wertvolle Funktion, jegliche Mitschriften zu speichern. Folgendes kann am Ende des Trainings abgespeichert werden:

• Chat
• Fragen für Umfrage
• Umfragen-Ergebnisse
• Protokolle
• Geteilte Dokumente
• Untertitel

Unter Datei – Speichern können diese gespeichert werden.

ACHTUNG: dies muss am Ende des Meetings stattfinden. Wird das Meeting vom Gastgeber beendet, ohne gespeichert zu haben, gehen die Daten verloren!

Weitere Infos

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Weitere Infos für eine gelungene Interaktion mit den Teilnehmern: Bewährte Methoden zum Kommunizieren mit Teilnehmern in Cisco Webex Meetings