Anleitung: neues E-Mail-Modul im GPS

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Kurzübersicht - welche Verbesserungen gibt es: Das E-Mail-Modul wurde in folgenden GPS-Modulen angepasst: Auftrags-Mailversand Mailversand bei den Veranstaltungen Angebots-Mailversand (GB1 & GB2) Rechnungs-Mailversand Registrierlogoversand Aufgaben / Notizen / Dokumente Veranstaltungs-Anfrage Es können nun alle verknüpften E-Mailadressen und mehr ausgewählt werden Im Auftragsmodul gibt es die Möglichkeit einer Vorauswahl (Auditor/Auftraggeber) um schneller die richtigen Adressaten zu finden Verbesserte/Transparentere Ablage der E-Mails im GPS Bessere Anzeige der Informationen bei der Auswahl der E-Mailadresse im Grid Die Anrede kann seperat gewählt werden, wenn eine E-Mailadresse eines Unternehmens gewählt wird

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E-Mail aus dem GPS versenden - Basis

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Das Prinzip ist über alle Module hinweg gleich:

1. Im oberen Bereich des Moduls werden die Voreinstellungen gemacht

• An...
• Cc...
• Text E-Mailbody
• Sprache E-Mailbody
• Wichtigkeit
• Anrede

2. Klick auf "Neu"

3. Anpassungen im Text ggf. durchführen (Text, Formatierung...)

4. Senden

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Möglichkeit zur Beschickung aller hinterlegten E-Mailadressen + Firmen + deren Kontaktpersonen

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Anstatt der K-Emailadresse über die Personensuche anzuzeigen, sind mit dem neuen Mailmodul alle verfügbaren E-Mailtypen zur Beschickung der E-Mail auswählbar (K-Email, Email, Firmen-Email etc.):
Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Die Personen müssen mit der richtigen Firma verknüpt sein
• Das Firmenabbild des Auftraggebers/Rechnungsempfängers muss korrekt gepflegt sein
• Das Feld "eRechnungMail-Adr." muss ggf. richtig befüllt sein
• Es darf keine E-Mail-Dupletten mehr im GPS geben!
  
  

AN

Mit Klick auf "An..." () können mithilfe der 2 Optionen folgende E-Mailadressen ausgewählt werden:

1. Adressen aus dem Firmenabbild (unterschiedlich je Modul, siehe Auflistung)
2. Alle Adressen

Auftrag:	Je nach Vorauswahl Auditor/Auftraggeber (siehe hier) sind alle E-Mailadressen des Auditors + die E-Mailadressen der mit der Person verknüpften Firmen auswählbar sowie alle E-Mailadressen des Auftraggebers (Firma) und dessen verknüpfte Personen, sowie die E-mailadressen der im Firmenabbild darunter verknüpften Firmen.
Veranstaltung:	Alle E-Mailadressen der Person, der mit der Person verknüpften Firmen und der im Firmenabbild darunter verknüpften Firmen sind zur Auswahl verfügbar.
Angebot (GB1&2):	Alle E-Mailadressen der mit dem Auftraggeber verknüpften Personen, der Firma selbst und der im Firmenabbild darunter verknüpften Firmen sind zur Auswahl verfügbar.
Verrechnung (GB1&2):	Die im Feld "eRechnungMail-Adr." im Firmenzusatz eingegebenen Adressen, sowie alle E-Mailadressen der mit dem Rechnungsempfänger verknüpften Personen und der E-Mailadresse der Firma (Rechnungsempfänger) selbst sind zur Auswahl verfügbar.

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Hier ein Beispiel, welche Adressen und Zusatzinfos es nun bei einem Auftraggaber duch Klick auf "An..." zur Auswahl gibt (hier z.B. Fa. QUALITY AUSTRIA, LINZ):

Alle E-Mailadressen der verknüpften Personen und im Firmenabbild hinterlegten Firmen werden angezeigt und können ausgewählt werden.
Zusätzlich wird mehr Info angezeigt - wie z.B. die Bemerkung_Tel (neben den E-Mailadressen in denStammdaten) und die Bemerkung_Kont (aus dem Tab "Mitarbeiter"/"Beschäftigt Bei")

CC/BCC

Mit Klick auf "CC..." oder "BCC..." (BCC nur bei gewissen Modulen verfügbar) können folgende E-Mailadressen ausgewählt werden: Alle Personenadressen

Das Feld "Beschäftigt bei" erlaubt es, auf den Arbeitgeber einzuschränken.

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Standardmäßige Vorauswahl der E-Mailadresse

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Wie gehabt werden beim E-Mailversand standardmäßig die K-Emailadresse der adressierten Personen/Firmen gezogen.

Ausnahmen gibt es nun in Folgenden Fällen:

Rechnugsversand: hier wird standardmäßig die eRechnungMail-Adr. gezogen.

Auftrag: siehe folgendes Kapitel:

Sonder-Voreinstellung beim Auftrags-Modul

Im E-Mailmodul bei den Aufträgen gibt es eine Sondereinstellung, die zukünftig getroffen werden muss, um die richtigen Adressaten auswählen zu können:

1. Durch Rechtsklick in die Maske, kann von nun an ausgewählt werden, ob man eine E-Mail an Auditoren oder an den Auftraggeber senden möchte. Die Auswahl bleibt bestehen, bis man sie durch Rechtsklick wieder ändert. Bei Auswahl des Auftraggebers wird die K-Email der verknüpften Kontaktperson geladen.

2. Nur notwendig, wenn Auditor beschickt werden soll: In diesem Fall muss noch der Auditor ausgewählt werden (durch Mausklick markiert).

3. Den E-Mailversand öffnen.

Je nach Vorauswahl, wird die K-Email der gewählten Person für die standardmäßige Anzeige gewählt.
Mit Klick auf "An" kann aus allen zusätzlich verknüpften E-Mailadressen ausgewählt werden.

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Ablage der E-Mails (Beschickung nur mehr "An" eine E-Mail-Adresse)

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Achtung - um zukünftig die korrekte Ablage der E-Mails zu gewährleisten, wurde das Empfängerfeld "An... auf nur mehr EINE E-Mailadresse beschränkt.
Im Regelfall wird die gesendete E-Mail bei der beschickten Person oder Firma UND zusätzlich im Auftrag/Veranstaltung abgelegt.

In CC können beliebig vielen E-Mailadressen eingefügt bzw. eingetippt werden!

Zusätzlich zur Ablage werden E-Mails bei gewissen Adressen verknüpft! Nähere Infos hier: E-Mailverknüpfung

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Auswahl der Anrede bei Email-Adressen von Unternehmen

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Wird eine unpersönliche Adresse, welcher bei einer Firma hinterlegt ist, ausgewählt, lautet die Standardanrede im E-Mailbody "Sehr geehrte Damen und Herren".
Duch Klick auf die neue Schaltfläche "Anrede [kein Eintrag]" kann die gewünschte Person gewählt werden (diese muss mit der gewählten Firma verknüpft sein).

Mit Klick auf "Neu" stellt sich die richtige Anrede ein.

Wird die Anrede im Dropdown geleert (x) und auf Neu geklickt, stellt sich die Anrede wieder um auf "Sehr geehrte Damen und Herren".

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Informationen zur Wartung

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Die vorgeschagenen Betreffs und Emailbodies (Texte) können ganz einfach in den Textbausteinen angepasst werden bzw. neu hinzugefügt werden:

Unter Wartung - Textbausteine gibt es in den verschiedene Textbausteingruppen bereits die existierenden Mailbodies und Betreffs, erkennbar an folgenden KZIDs:

• [GRUPPE]_MAILBODY_[ZUSATZBEZEICHNUNG]
• [GRUPPE]_MAILBETREFF_[ZUSATZBEZEICHNUNG] oder [GRUPPE]_MAILBETR_[ZUSATZBEZEICHNUNG]

Die Betreffs und Bodies können jederzeit mit Text oder Textmarken ergänzt werden.

Sollen neue Bodies und dazugehörige Betreffs zur Verfügung stehen, muss nur [GRUPPE]_MAILBODY_[ZUSATZBEZEICHNUNG] und der dazugehörige [GRUPPE]_MAILBETREFF_[ZUSATZBEZEICHNUNG] hergenommen werden und die Zusatzbezeichnung geändert werden.
(Die Bezeichnng ist in diesem Fall egal, die KZID wird in den Emailmodulen benötigt).

Beispiel:

Ich möchte in der Auftragsverwaltung einen neuen E-Mailbody und Betreff anlegen. Ich sehe in den Textbausteinen, dass diese mit der GRUPPE "AUFT" beginnen.

Ich nenne die neuen KZIDs des Body's und des Betreffs also AUFT_MAILBODY_XYZ und AUFT_MAILBETR_XYZ und füge deren Textinhalt auf DE und EN ein.

Nun erscheint die neue Möglichkeit im Dropdown im E-Mailmodul auf.