Anleitung: neues E-Mail-Modul im GPS

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Kurzübersicht - welche Verbesserungen gibt es: Das E-Mail-Modul wurde in folgenden GPS-Modulen angepasst: Auftrags-Mailversand Mailversand bei den Veranstaltungen Angebots-Mailversand (GB1 & GB2) Rechnungs-Mailversand Es können nun alle verknüpften E-Mailadressen und mehr ausgewählt werden Im Auftragsmodul gibt es die Möglichkeit einer Vorauswahl (Auditor/Auftraggeber) um schneller die richtigen Adressaten zu finden Verbesserte/Transparentere Ablage der E-Mails im GPS Bessere Anzeige der Informationen bei der Auswahl der E-Mailadresse im Grid Die Anrede kann seperat gewählt werden, wenn eine E-Mailadresse eines Unternehmens gewählt wird

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Möglichkeit zur Beschickung aller hinterlegten E-Mailadressen + Firmen + deren Kontaktpersonen

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Anstatt der K-Emailadresse über die Personensuche anzuzeigen, sind mit dem neuen Mailmodul folgende Adressen zur Beschickung der E-Mail auswählbar:

Auftrag:	Je nach Vorauswahl Auditor/Auftraggeber (siehe hier) sind alle E-Mailadressen des Auditors + die E-Mailadressen der mit der Person verknüpften Firmen auswählbar sowie alle E-Mailadressen des Auftraggebers (Firma) und dessen verknüpfte Personen, sowie die E-mailadressen der im Firmenabbild darunter verknüpften Firmen (Achtung: Ausnahme Partnerauftrag). Partnerauftrag (bei Vorauswahl "Auditor", siehe hier) Alle hinterlegten E-Mailadressen der Partnerfirma Alle hinterlegten E-Mailadressen des eingesetzten Auditors
Veranstaltung:	Alle E-Mailadressen der Person, der mit der Person verknüpften Firmen und der im Firmenabbild darunter verknüpften Firmen sind zur Auswahl verfügbar.
Angebot (GB1&2):	Alle E-Mailadressen der mit dem Auftraggeber verknüpften Personen, der Firma selbst und der im Firmenabbild darunter verknüpften Firmen sind zur Auswahl verfügbar.
Verrechnung (GB1&2):	Die im Feld "eRechnungMail-Adr." im Firmenzusatz eingegebenen Adressen, sowie alle E-Mailadressen der mit dem Rechnungsempfänger verknüpften Personen und der E-Mailadresse der Firma (Rechnungsempfänger) selbst sind zur Auswahl verfügbar.

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Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Die Personen müssen mit der richtigen Firma verknüpt sein
• Das Firmenabbild des Auftraggebers/Rechnungsempfängers muss korrekt gepflegt sein
• Das Feld "eRechnungMail-Adr." muss ggf. richtig befüllt sein
• Es darf keine E-Mail-Dupletten mehr im GPS geben!
  
  

Hier ein Beispiel, welche Adressen und Zusatzinfos es nun bei einem Auftraggaber duch Klick auf "An..." () zur Auswahl gibt (hier z.B. Fa. Plansee):

Alle E-Mailadressen der verknüpften Personen und im Firmenabbild hinterlegten Firmen werden angezeigt und können ausgewählt werden.
Zusätzlich wird mehr Info angezeigt - wie z.B. die Bemerkung_Tel (neben den E-Mailadressen in denStammdaten) und die Bemerkung_Kont (aus dem Tab "Mitarbeiter"/"Beschäftigt Bei")

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Standardmäßige Vorauswahl der E-Mailadresse

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Wie gehabt werden beim E-Mailversand standardmäßig die K-Emailadresse der adressierten Personen/Firmen gezogen.

Ausnahmen gibt es nun in Folgenden Fällen:

Rechnugsversand: hier wird standardmäßig die eRechnungMail-Adr. gezogen.

Auftrag: siehe folgendes Kapitel:

Sonder-Voreinstellung beim Auftrags-Modul

Im E-Mailmodul bei den Aufträgen gibt es eine Sondereinstellung, die zukünftig getroffen werden muss, um die richtigen Adressaten auswählen zu können:

1. Durch Rechtsklick in die Maske, kann von nun an ausgewählt werden, ob man eine E-Mail an Auditoren oder an den Auftraggeber senden möchte. Die Auswahl bleibt bestehen, bis man sie durch Rechtsklick wieder ändert. Bei Auswahl des Auftraggebers wird die K-Email der verknüpften Kontaktperson geladen.

2. Nur notwendig, wenn Auditor beschickt werden soll: In diesem Fall muss noch der Auditor ausgewählt werden (durch Mausklick markiert).

3. Den E-Mailversand öffnen.

Je nach Vorauswahl, wird die K-Email der gewählten Person für die standardmäßige Anzeige gewählt.
Mit Klick auf "An" kann aus allen zusätzlich verknüpften E-Mailadressen ausgewählt werden.

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Ablage der E-Mails (Beschickung nur mehr "An" eine E-Mail-Adresse)

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Achtung - um zukünftig die korrekte Ablage der E-Mails zu gewährlsiten, wurde das Empfängerfeld "An... auf nur mehr EINE E-Mailadresse beschränkt.
Im Regelfall wird die gesendete E-Mail bei der beschickten Person oder Firma UND zusätzlich im Auftrag/Veranstaltung abgelegt.

In CC können beliebig vielen E-Mailadressen eingefügt werden.

Auch hier gibt es Ausnahmen!
Rechnungsversand: sind im Feld eRechnungMail-Adr. mehrere E-Mailadressen eingetragen, werden alle gezogen. Die Ablage erfolgt IMMER beim Rechnungsempfänger.

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Doppelablagen sind leider im GPS nicht automatisiert möglich. Eine E-Mail kann nur bei der Adresse, die tatsächlich beschickt wird, abgelegt werden.
Daher gibt es nun eine neue Funktion → E-Mail Verknüpfung.

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Auswahl der Anrede bei Email-Adressen von Unternehmen

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Wird eine unpersönliche Adresse, welcher bei einer Firma hinterlegt ist, ausgewählt, lautet die Standardanrede im E-Mailbody "Sehr geehrte Damen und Herren".
Duch Klick auf die neue Schaltfläche "Anrede [kein Eintrag]" kann die gewünschte Person gewählt werden (diese muss mit der gewählten Firma verknüpft sein).

Mit Klick auf "Neu" stellt sich die richtige Anrede ein.

Wird die Anrede im Dropdown geleert (x) und auf Neu geklickt, stellt sich die Anrede wieder um auf "Sehr geehrte Damen und Herren".

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