Anleitung: Auditforecast

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Ab sofort müssen Auditor*innen im WIS bei Abschluss des Auftrags im Zuge des Auditberichts zusätzlich einen das Formular "Audit-Forecast" ausfüllen.
Dies dient dazu, eine Prognose erstellen zu können wie die Auslastung es in den kommenden Quartalen/Jahren aussehen wird, und um Berichte dahingehen zu generieren.

Konfiguration / Wartung (GPS)

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In der GPS Wartung muss an mehreren Stellen die Wartung dem Audit Forecast entsprechend eingestellt sein, damit dieser funktionieren kann:

WIS Dokument-Typen

Forecast ist ein Subformular, d.h. es ist kein eigenständiges Upload-Dokument, sondern wird quasi an den Auditbericht "angehängt". Dies ist eine neue Art von Uploadvorgabe, die es bisher nicht gegeben hat.
Grund dafür ist, dass Informationen aus dem Formular des Auditforecasts automatisch in den Auditbericht einfließen müssen, sobald die Auditmanager App bei der Durchführung verwendet wird. Genaueres wird noch erklärt.

In den WIS Dokumenttypen (Wartung - WIS-Dokumente - WIS Dokumenttypen) muss also nun ein neues Dokument "Forecast" angelegt werden, die Konfiguration sieht wiefolgt aus (bitte nachstellen):

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Zu beachten ist, dass alle Subformulare für spätere Verwendung einen ID/Nummer größer 5000 erhalten müssen.
Diese Dokumente werden im WIS in der Uploadmappe als eigene Zeile / Dokument ausgeblendet und als Sub Formular (Reiter – TAB) für Zeitliche Abfolge einprogrammiert.

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Hier gibt es nun ein neues Feld "SubDocuType" . Im vorigen Fall des Forecast-Dokuments ist 0 eingetragen, denn hier wird vom "Mutter"-Dokument auf das "Tocher"-Dokument verwiesen.
D.h. der Eintrag wird in diesem Fall im Dokument "Auditbericht 1" gemacht, der also folgendermaßen neu konfiguriert wird:

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WIS-Upload Konfiguration

In der WIS-Uploadkonfiguration (Wartung - WIS-Dokumente - WIS Uploadkonfiguration) muss das Dokument Auditforecast zukünftig immer mit dem verknüpfen Dokument in der selben Artikelgruppe aufzufinden sein, in diesem Fall gemeinsam mit Auditbericht 1.
Natürlich muss es von nun an bei allen Modellen in der Upload-Konfiguration mit angegeben werden.

Siehe z.B. ISO 9001: hier sind Auditbericht 1 und Audit Forecast in der selben Artikelgruppe PB. Dies muss bei allen relevanten Modellen eingefügt werden.

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Achtung! Es gibt hier keine Prüfungen - es ist zu beachten und zu kontrolieren, dass ein Subformular niemals in ein anderes Modell oder Artikelgruppe rutscht, als wo sich das Hauptformular (wo SubDocuType verlinkt ist) befindet!
Ist eine Konfiguration fehlerhaft, werden zwangsläufig leere Dokumente im WIS landen.

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Die Partner-Steuerung bitte auch hier individuell in der Uploadkonfiguration durchführen, nicht in den Dokument-Typen, da das Partner KZ auftragsabhängig ist und über die Modelle des Auftrags gematcht werden muss.

Modell- und Artikelwartung

Im WIS muss der ATAF zuerst die notwendigen Modelle und dann die relevanten Artikel für den Forecast wählen.
Damit die richtigen Modelle/Artikel zur Auswahl stehen, hier die Kriterien:

Modelle:

Alle aktiven Modelle in der Modellwartung werden dem ATAF angezeigt.
Die Modelle aus dem aktuellen Auftrag werden im Formular bereits vorselektiert bzw. vorausgewählt, können aber vom ATAF abgeändert/hinzugefügt werden.

Artikel:

Hier wird zwischen modellabhängigen, und modellunabhängigen (neutralen) Artikeln unterschieden. Beide werden gelistet, solange sie das Kennzeichen "WIS_Beauftragungsrelevant" haben.
Modellrelevante Artikel werden den Modellen zugeordnet, alle anderen dem Modell "Neutral".

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WIS Formular

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Im WIS ist das Forecast Formular im gleichen Upload-Dokument wie der Auditbericht 1 zu finden. Der Forecast ist somit nur für den Lead Auditor verfügbar.

In den Auftragsdokumenten gibt es also beim Auditbericht 1 folgenden Zusatz-Tab:

im Auditforecast gibt es wiederum 2 Bereiche: Audt Forecast und Stundenberechnung:

Audit Forecast:

Hier werden die Grundinformationen eingetragen wie der Audittermin, der mit dem Kunden vereinbart wurde, das Auditor*innenteam, und interne Informationen an das CSC die für das nächste Audit interessant sein könnten.

Hier wird auf speichern geklickt, und zum nächsten Tab "Stundenberechnung" geklickt.

im Feld Auditor*innen kann mittels der Pfeile der Lead bestimmt werden. Ersterer in der Liste wird für das CSC als Lead-Auditor vorgeschlagen.

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Stundenberechnung:

1) Bei der Stundenberechnung werden die relevanten Modelle und Artikel vom Auditor für das kommende Audit gewählt (welche Artikel und Modelle angezeigt werden, ist im vorigen Kapitel Modell- und Artikelwartung erklärt.
Eine Vorselektierung der Artikel und Modelle aus dem aktuellen Auftrag ist gegeben, diese können aber erweitert, gelöscht usw. werden.

2) Sind die beiden Auswahlen getroffen, klickt der Auditor auf "Artikeleingabe/Artikelgrid generieren".

3) Nun gibt der Auditor die Stundenverteilung ein.

Da das System bei mehreren Modellen nicht weiß, welcher Artikel für welches Modell gewünscht ist, wird in so einem Falle die Stundenanzahl nur beim zutreffenden Artikel eingetragen, der 2. Artikel bleibt bei "0,00".

BEISPIEL: Somit könnte ein Forecast Formular so aussehen:

Der standardmäßige Fortlauf im Zertifizierungsprozess wäre ein Verlängerungsaudit für 9001. Der Kunde möchte 14001 dazunehmen, daher gibt der Auditor ein Stufe1 Audit für 14001 an.
Das System schlägt beide Auditarten für beide Modelle vor, der Auditor muss nun angeben welche Stunden eingetragen werden. Der "Rest" bleibt leer = 0,00.

Die Berichtsstunden gelten für beide Modelle, da Modell NEUTRAL.

Mit Klick auf Speichern ist das Formular gespeichert. Der Auditbericht 1 kann nun hochgeladen werden.

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Übernahme und Anzeige Folgeauftrag / Nachaudit / Special Audit

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Auftrag abschließen

Der Audit Forecast vom Vorgängerauftrag wurde folgendermaßen ausgefüllt (Upload bereits abgeschlossen):

Folgendermaßnen werden die Informationen beim Übernehmen des Dokuments im GPS-WIS angezeigt:

Informationen aus dem Freitextfeld
Modelle / Artikel / Stunden

Dies dient als erste Information für den Sachbearbeiter.

Achtung: der Audit Forecast muss nicht übernommen werden, da es sich um ein vorgegebenes Formular handelt. Ein Rücksetzen ist nicht möglich!

Der Auditbericht kann nach wie vor übernommen oder abgelehnt werden.

Der Folgeauftrag kann nun verschiedenermaßen angelegt werden: beim technischen Abschluss, beim Kopieren oder neu Erstellen einer Auftragsgruppe.

Folgeauftrag

a) Technischer Abschluss + Folgeauftrag

Bei Klick auf "techn. Abschließen" erscheint ein Fenster mit der Frage, ob man MIT oder OHNE Fogleauftrag abschließen möchte. Wir wählen Ja = MIT.

• Im sich öffnenden Fenster wird automatisch der technisch abgeschlossene Auftrag im Feld "Vorgängerauftrag Forecast" verknüpft.
• Mit Mouse-Over in das Feld der "Bemerkung intern" wird die Bemerkung ans CSC eingeblendet.
• Der Plantermin wird vom Forecast per Mouse-Over vorgeschlagen (kann eingetragen werden, oder auch nicht).

• Die Modelle und Artikel aus dem Forecast sind bereits vorselektiert:

• In der Auditorenteamsuche werden ab sofort im 3. Reiter die vom Auditor im Forecast angegebenen Auditoren vorgeschlagen:

• Im Reiter "Artikel" findet man zusätzlich zu den Soll Stunden nun auch den Vorschlag des Auditors darin (Sollsdt. FC) über dem E-Preis:

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Achtung: der Forecast-Vorgängerauftrag kann nur beim Erstellen festgelegt werden. Ist der Auftrag einmal angelegt, kann der hinterlegte Forecast-Auftrag nicht mehr geändert werden!

b) Auftragsgruppe kopieren oder neu hinzufügen

Beim Kopieren der Auftragsgruppe (Bearbeiten - Auftragsgruppe kopieren) funktioniert die Mechanik ähnlich wie beim technischen Abschluss.

Der Vorgängerauftrag, dessen Forecast sich auf den neuen Auftrag bezieht, kann man manuell hinterlegen:

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Der Unterschied liegt darin, dass beim Erstellen die neue Auftragsgruppe standardmäßig die Artikel und Modelle vom kopierten Auftrag auswählt, nicht vom Forecast.

Im kopierten Auftrag sieht man aber sehr wohl, sofern natürlich die Modelle und Artikel übereinstimmen, Daten aus dem Forecast (Stunden, Auditorenteam).

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Reports/Abfragen zum Forecast

Version Auditmanager

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Der Auditforecast wird bei Audits, welche per Auditmanager App durchgeführt werden, ähnlich abgearbeitet.

Der Lead füllt das Formular aus und kann dann den finalen Bericht erstellen und hochladen.

Mehr kann hier nachgelesen werden: Wie kann ich den Auditbericht abschließen und als PDF downloaden? (Punkt 4).