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WebEx: Anlegen eines Termins

Den Meeting-Raum betreten

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Um ein Meeting zu starten, benützt man den Link https://qualityaustria.webex.com, um sich in einen der Webex Meeting-Räume zu begeben.

Bei Klick auf den Link öffnet sich folgende Seite:

Der Meeting-Administrator, der das Meeting anlegen möchte, klickt nun auf „Sign In/Anmelden“.

Nun werden die Zugangsdaten eingegeben (Benutzernamen und Passwörter hier in Kapitel 1 zu finden).

Nun hat man den qualityaustria Webex Meeting-Raum 1 betreten. Es öffnet sich folgende Oberfläche:

1. Hauptmenü

Am Dashboard auf der linken Seite findet man diverse Einstellungsmöglichkeiten, geplante Meetings usw.

• Home
  Die Startseite des Meeting-Raums. Von hier aus werden Meetings gestartet und geplant.
• Meetings
  Eine Übersicht über die geplanten Meetings in diesem Meeting-Raum.
• Aufzeichnungen
  Es ist möglich, die Meetings aufzuzeichnen. Die Videos dazu findet man hier und können hier auch heruntergeladen werden.
• Einstellungen
  In den Einstellungen können Allgemeine Einstellungen, Audio- und Video-Einstellungen, Einstellungen zu den Video-Einladungen, Aufnahmemodus etc. verwaltet werden.
• Überblick
  Hier findet man Statistiken zu den abgehaltenen Meetings.
• Support
  Hier findet man Infos, wie der Support kontaktiert werden kann.
• Downloads
  WebEx muss nicht zwingend vom Browser aus gesteuert werden. Es gibt WebEx auch als Programm für Windows, als Mobile App, Google-Chrome Erweiterung etc.
• Feedback
  Möglichkeit, Feedback an die WebEx -Entwickler zu schicken.

2. Meeting starten

• Hier kann ein spontanes Meeting gestartet werden

ACHTUNG: bitte diese Funktion nicht verwenden, sondern „Termin ansetzen“, da sonst das Meeting nicht in der Übersicht angezeigt wird!

3. Termin ansetzen

• Ermöglicht, ein Meeting (für die Zukunft) zu planen oder direkt zu starten.

4. Suche

• Frühere Meetings, gesendete Dateien in Meetings usw. kann über die Suchleiste schnell gefunden werden.

Ein Webex Meeting planen

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Da vom qualityaustria-Support Meetings und Trainings im Vorhinein geplant und angelegt werden, wird die Option „Termin ansetzen“ gewählt.

Mit einem Klick auf Meeting ansetzen öffnet sich folgendes Fenster:

Hier kann nun das Thema des Meetings gewählt werden, genauso wie ein Meeting Passwort, welches an die Teilnehmer weitergegeben werden sollte. Das Passwort kann selber gewählt werden, oder man bedient sich des automatischen Vorschlags.

Durch Klick auf das Datum und die Zeit, kann der Termin und die Dauer gewählt werden.

Tipp: Wiederholung für Veranstaltungen, die mehrere Tage dauern oder sich wöchentlich wiederholen.

Wählt man die Schaltfläche , öffnet sich ein Fenster in welchem die Wiederholungsabstände eingestellt werden können.

Weichen die Uhrzeiten an manchen Tagen ab, können diese im Nachhinein einzeln angepasst werden.

Vorteil: nur ein Teilnehmerlink muss ausgesendet werden und das Passwort bleibt gleich!

Wird kein Termin ausgewählt, kann das Meeting sofort gestartet werden.

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Es können hier die Trainings-Supports direkt per Email im Vorhinein zur Sitzung eingeladen werden, indem man bei Teilnehmer die Emailadresse des Mitarbeiters eintippt.

Die Teilnehmer hingegen bekommen dann den Link per Email zugeschickt, mit dem man in das Meeting einsteigt. Mit dem Link können die Teilnehmer erst kurz vor Beginn des Meetings eintreten (nach Einstellung 15 Minuten vorher).
Dieser Link wird nach Erstellen des Meetings angezeigt.

In den erweiterten Einstellungen kann folgendes adaptiert werden:

1. Audioverbindungsoptionen

2. Tagesordnung

3. Ansetzoptionen

Wichtige Info zu den Ansetzoptionen:

• Die Aufzeichnung startet automatisch nicht auswählen
• Hier ist wichtig auszuwählen, dass die Teilnehmer 15 min. vor dem Meeting eintreten dürfen!
• Registrierung: Keine

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Das Meeting ist nun angesetzt. In der Meeting-Übersicht findet man nun den Meeting-Link , die Meeting-Kennnummer und das Passwort , welches an die Teilnehmer versendet werden sollte.

Achtung: Ändert man das Meeting-Passwort im Nachhinein, ändert sich auch der Link!

Die Gastgeber-Kennnummer ermöglicht es dem Gastgeber, seine Rolle wieder zurückzufordern, falls die Gastgeberrolle abgegeben werden musste (z.B. der Trainer musste kurz neu verbinden). Diese sollte also dem Trainer mitgeteilt werden.

Der Termin ist auch in den zukünftigen Meetings gespeichert. Diese werden dann auf der Startseite des virtuellen Meeting-Raums angezeigt und können von dort aus gestartet werden.