WebEx: Interne Infos

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Folgende Abläufe sind vom Webex-Support zu beachten:

Räume

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• Die Quality Austria verfügt zurzeit über 10 virtuelle Meeting-Räume, die es ermöglichen, audio-visuelle Meetings, Konferenzen und Trainings abzuhalten. Diese Meeting-Räume sind also Plattformen, von denen aus Meetings abgehalten und geplant werden können.
• es stehen weitere 5 Räume mit Zusatzlizenzen für WebEx Training und WebEx Events zur Verfügung.
• Unter dem Link https://qualityaustria.webex.com bzw. https://qualityaustria-training.webex.com/ sind diese virtuellen qualityaustria Webex Räume zu finden.
• Die Zugangsdaten zu den Raumen sind in der Liste zu finden unter X:\GESCHAEFTSBEREICH_2\KURSE ONLINE ab 23.03.2020\Webex_Räume_Passwortliste.docx.
• Die Passwörter werden wöchentlich am Freitag Nachmittag geändert.
• Raum 6 ist für die QMD Reserviert.
• Raum 10 ist nur für interne Zwecke reserviert, das Passwort bleibt hier immer gleich.
• Die Räume 8, 9 und Training.5 sind in englischer Sprache eingestellt.

Freigabe

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Wer kann unsere Online-Räume nutzen?

Bei Trainings ist Rücksprache mit Anni Koubek zu halten, ob das Training online abgehalten werden kann/soll und um weitere Schritte zur Durchführung mit dem Trainer zu besprechen.

Netzwerkpartner können derzeit nur unsere Räume nutzen, wenn direkte qualityaustria Dienstleistungen erbracht werden müssen und wenn entsprechende Räume frei sind. Dies muss vorab mit dem jeweiligen Stream-Verantwortlichen besprochen und freigegeben werden. Ausnahmeregelungen können bei Bedarf und Verfügbarkeit von Räumen getroffen werden.

Die verfügbaren Räume werden nach Priorität vergeben:

• Priorität 1: Trainings
• Priorität 2: Inhousetrainings (eventuell kann hier auf Systeme des Kunden zurückgegriffen werden)
• Priorität 3: Akkreditierungsaudits
• Priorität 4: Teamkoordination Quality Austria Wien, Linz, MT
  Sofern keine Betriebsgeheimnisse oder heikle Themen angesprochen werden, kann hier zur Not auch auf andere Tools wie Skype zurückgegriffen werden.
• Priorität 5: Remoteaudits (eventuell kann hier auf Systeme des Kunden zurückgegriffen werden)

Auditteamkoordination und sonstiges wird NICHT angeboten.

Die angesetzten Termine werden von Silvia in die öffentlichen WEBEX-Outlook-Kalender eingetragen. Tina verwaltet die Räume und Passwörter.

Raumverwaltung

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Online-Trainings

Moodle + Webex
Ansprechpersonen: Team Linz: Maria Freudenthaler, Simone Heitmanek, Silvia Bichler.
Team Wien (Martina Mechtler, Victoria Vitovec) hilft aus, wenn Ressourcen knapp werden und dort Ressourcen vorhanden sind.

• Kurs im Moodle anlegen, Teilnehmer manuell anlegen, Teilnehmerunterlagen hochladen, Hilfsmittel hochladen (ausgenommen Bücher, Normen u.ä. – dies wird ggf. postalisch nachgesendet), bei Bedarf auch MC-Test erstellen, Quizz wird so angelegt, dass erst am letzten Tag um 15:00 Uhr gestartet werden kann.
• Kurs im Webex anlegen
• Kompakte Information in EINEM E-Mail von Links und Zugänge (Moodle und Webex) an Teilnehmer ausschicken
• Webinarraum öffnen und sofern notwendig bei der Eröffnung unterstützen
• Trainer Check: Anruf des 1^st Level Supports am Freitag vor dem Training

Online-Meetings/Besprechungen

Ansprechpersonen: Team Wien:Martina Mechtler, Victoria Vitovec
Team Linz (Maria Freudenthaler, Simone Heitmanek, Silvia Bichler) hilft aus, wenn Ressourcen knapp werden und dort Ressourcen vorhanden sind.

• Meeting im Webex anlegen
• Links und Zugänge an Teilnehmer oder an Meeting-Verantwortlichen schicken
• sofern notwendig, Webinarraum öffnen und bei der Eröffnung unterstützen

Kommunikation

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• Die Kommunikation mit den Teilnehmern bei Online-Trainings liegt bei jenen Personen, die den Raum einrichten.
• Die Kommunikation mit den Teilnehmern bei Online-Meetings liegt je nach Bedarf bei jenen Personen, die den Raum einrichten oder bei den Personen, die das Meeting einberufen/koordinieren (Meeting-Verantwortliche).

IT-Support

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• 1^st Level: Technischer Support durch die Personen, die den Raum einrichten: Maria Freudenthaler, Simone Heitmanek, Martina Mechtler, Victoria Vitovec, Silvia Bichler
• 2^nd Level: Technischer Support bei Notfällen: Tina Schuett, Andrea Schwarz
• 3^rd Level: Thomas Mertl

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Bitte beachten: Es wird weiter empfohlen, Meetings mittels der Webex Desktop-App abzuhalten.
Diese ermöglicht es, audiovisuelle Probleme schneller zu bereinigen und bietet dem Gastgeber mehr Funktionen, mit den Teilnehmenden zu interagieren.