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You are here: Foswiki>IT Web>MeetingraumVerwaltung (25 Sep 2023, YasminBayer)Edit Attach
Verwaltung von Meetingräumen
WICHTIGE INFO:
- Meetingräume können 90 Tage im Voraus angefragt werden. Sollten die Kolleg*innen einen Raum weiter weg in der Zukunft brauchen,
kann nur über die „altmodische Weise“ per Telefon oder Mail angefragt werden.
- Meetingraum-Anfragen können rund um die Uhr angefragt werden. Ihr könnt dann in der Anfrage eine Nachricht schicken, ob jemand
zum Zu- oder Aufsperren der Räumlichkeiten vor Ort ist oder nicht. Bzw. auch den Termin ablehnen, wenn ihr wisst, dass der*die
Antragsteller*in keinen Schlüssel für die Räumlichkeiten hat.
Ablauf der internen Raumbuchung
Eingang Meetingraum-Anfrage
Ihr könnt diese Anfrage nun ZUSAGEN oder ABLEHNEN. Wie bei normalen Outlook-Terminen kann die E-Mail-Nachricht an die ABSENDER*INNEN auch bearbeitet werden.
Der*die Antragsteller*in bekommt folgende Nachricht:
ACHTUNG Sollte der Meetingraum NICHT verfügbar sein, weil bereits etwas eingebucht ist, oder ihr den Raum für etwas anderes brauchen,
müsst ihr den*die ANTRAGSTELLER*IN anrufen oder eine E-Mail-Nachricht schreiben, dass der*die Antragsteller*in Bescheid weiß.
Ihr könnt den Termin dann ablehnen und den anderen Raum frisch einbuchen und den Antragsteller zu dem „TERMIN EINLADEN“.
Bei dem*der Antragsteller*in kommt die Nachricht wie folgt an:
JEDOCH ACHTUNG
Wenn es eine richtige Besprechung ist, wo mehrere Teilnehmer*innen eingeladen werden, ist zu empfehlen, dass der*die Antragsteller*in,
die Anfrage erneut für den verfügbaren Raum stellt, damit der TERMIN auch vom HAUPTOrganisator (Besprechungsorganisator*in)
bearbeitet werden kann. Wenn die Meetingraum-Verwalterinnen den Raum einbuchen und andere Personen dazu einladen,
sind die Verwalterinnen auch Besprechungsorganisator*in. Das bedeutet, wenn irgendwelche Änderungen im Termin gemacht werden,
können auch nur die Verwalterinnen die Anpassungen im Termin/Besprechung ändern. Also am besten telefonisch mit dem*der Antragsteller*in abklären.
Somit WICHTIGE Information:
• Die Person, die die Besprechung/dem Termin im Outlook Kalender anlegt, ist der*die Besprechungsorganisator*in.
• Nur der*die Besprechungsorganisator*in kann im Outlook Termine und Besprechungen ändern und Terminanapassungen schicken.
Bei weiteren Fragen meldet euch bitte bei Monique Zenz
Wenn es eine richtige Besprechung ist, wo mehrere Teilnehmer*innen eingeladen werden, ist zu empfehlen, dass der*die Antragsteller*in,
die Anfrage erneut für den verfügbaren Raum stellt, damit der TERMIN auch vom HAUPTOrganisator (Besprechungsorganisator*in)
bearbeitet werden kann. Wenn die Meetingraum-Verwalterinnen den Raum einbuchen und andere Personen dazu einladen,
sind die Verwalterinnen auch Besprechungsorganisator*in. Das bedeutet, wenn irgendwelche Änderungen im Termin gemacht werden,
können auch nur die Verwalterinnen die Anpassungen im Termin/Besprechung ändern. Also am besten telefonisch mit dem*der Antragsteller*in abklären.
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Topic revision: r1 - 25 Sep 2023, YasminBayer
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