Sonderanleitung: Email-Adressen korrekt pflegen

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Hier gehts zur generellen Info zur Pflege von Personen- und Firmenstammdaten, und zum Thema Radius-User.

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Übersicht

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K-Email (Bei Personen)

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1. Die K-Email („Kontakt-Email“) muss eine einzigartige, personalisierte Email-Adresse sein und darf keine Email-Adresse sein, auf die mehrere Personen eines Unternehmens Zugriff haben!

2. Eine K-Email darf im GPS nur einmal vorkommen, da Funktionen wie z.B. Beauftragung, Radius-Login (WIS, Website...) ausschließlich über die K-Email-Adresse laufen.

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E-Mail

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Folgende Regeln gibt es bei der Email bei der Personenanlage zu beachten:

1. Die Email muss eine einzigartige, personalisierte Email-Adresse sein und darf keine Email-Adresse sein, auf die mehrere Personen eines Unternehmens Zugriff haben!
2. Sie darf nicht ident mit der K-Email-Adresse sein!

Achtung
Bei Firmen sollten niemals Email-Adressen als „Email“ angelegt werden!

Die Abbildung oben zeigt eine Firma wo zusätzlich zur Firmen-Email eine persönliche Email-Adresse als Email hinterlegt ist.
Diese muss bei den Firmenstammdaten gelöscht werden und bei den Personenstammdaten eingetragen werden.

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Firmen-Email (bei Personen / bei Firmen)

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Folgende Regeln gibt es bei der Firmen-Email bei der Personenanlage zu beachten:

1. Die Firmen-Email muss eine einzigartige, personalisierte Email-Adresse sein und darf keine Email-Adresse sein, auf die mehrere Personen eines Unternehmens Zugriff haben!

• Beispiel:
  • K-Email: max.mustermann@gmail.com
    ( = persönliche private Email-Adresse über die kontaktiert werden kann)
  • Firmen-Email: max.mustermann@voestalpine.at
    ( = persönliche Firmenadresse)

2. Eine Adresse, auf die mehrere Personen eines Unternehmens Zugriff haben („office@...“), darf niemals in den Stammdaten einer Person stehen, sondern nur bei der Firma .

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Beispiele:

Personenstammdaten:

Hier beginnt die Firmen-Email einer Person mit „office@...“. Springt man bei dieser Person in die Registrierkarte „Beschäftigt bei“ findet man dieselbe Email-Adresse bei der Firma hinterlegt, richtigerweise als Firmen-Email.

Diese Email „office@simson.at“ darf also nur bei der Firma hinterlegt sein, nicht bei der Person.
Daher muss diese bei der Person gelöscht werden!

Richtig wäre:

Bei den Personenstammdaten in der Abbildung oben ist ersichtlich, dass hier die persönliche Email und die Firmen-Email korrekt angelegt worden sind.

Die E-Mail ist eine private, personalisierte Mailadresse und die Firmen-Email offenkundig eine personalisierte Mailadresse mit dem Firmendomain.

Firmenstammdaten:

Auch hier ist die Email-Adresse ordnungsgemäß eingetragen.
Die Mailadresse „info.globalsolutions@omv.com“ ist keine personalisierte Firmen-Mailadresse und kann somit in den Firmenstammdaten vermerkt werden.

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P-Email

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Folgende Regeln gibt es bei der P-Email ("private E-Mail") bei der Personenanlage zu beachten:

1. Die Firmen-Email muss eine persönliche, private Email-Adresse sein und darf keine Email-Adresse sein, auf die mehrere Personen eines Unternehmens Zugriff haben!
2. Diese Email muss privat sein, und darf keine Firmendomain enthalten!
3. Die P-Email wurde eingeführt, damit bei Partner-Aufträgen (z.B. in China) die Auditoren nicht direkt über die K-Email beauftragt werden.
   Eventuell wird die P-Email zukünftig auch andere Funktionen abdecken.