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Firmenstammdaten: Registerkarte Aufgaben/Notizen/Dokumente
Durch Rechtsklick in die Oberfläche öffnet sich ein Kontextmenü, das erlaubt, die Notiz, das Dokument oder den Email-Versand zu öffnen. Zusätzlich kann das Dokument in die Zwischenablage abgelegt werden.
Das Grüne Pluszeichen 
erlaubt es, ein neues Dokument anzulegen. Es öffnet sich eine Maske, in der die allgemeinen Informationen, Kontaktdaten, Verknüpfungen zum Dokument eingetragen werden können.
Das Dokument/Email/Notiz kann aber auch via Drag&Drop eingefügt werden.
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Aufgaben/Notizen/Dokumente
| Feld | Feldbeschreibung |
| Notiztyp |
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| Betreff | Pflichtfeld! |
| Dokumentklasse | Die Dokumentklasse kann hier ausgewählt werden, aus Kategorien wie z.B. Allgemein, Anmeldebestätigungen, Firmaenzertifikate, Sales, Teilnahmebestätigungen etc. Beispiele: Ansässigkeitsbescheinigung oder Finanzamtsbestätigung |
| Beschreibung | In Stichworten |
| Dokument aus Vorlage erstellen | optional |
| Schlüsselwörter | Optional (wird zukünftlich im DWH genutzt) |
| Gültig bis | Gültig bis steuert bei offiziellen Dokumenten, wie z.B. Ansässigkeitsbescheinigungen die Möglichkeit, eine Rechnung auszustellen. |
| Wiedervorlage / Rückmeldetermin | Die Felder Wiedervorlage und Rückmeldetermin steuern das Ampelsystem. Wird das Datum der Wiedervorlage erreicht, stellt sich die Ampel auf gelb. Beim Überschreiten des Rückmeldedatums wird die Ampel rot.
Der unten eingetrgene SB findet Aufgaben mit einem eingetragenen Wiedervorlagedatum in seinem Arbeitsbereich. Der SB bekommt auch beim Start des GPS ein Pop-Up mit der Aufgabe angezeigt, sobald ein Wiedervorlagedatum eingetragen ist. |
| Status | Der Status der Aufgabe ist entweder Offen oder Erledigt .
Der Status steuert auch die Anzeige in Mein Arbeitsbereich (grün=erledigt, rot=offen)
Ist die Aufgabe offen, wird sie nicht mehr in den Postkörben der SB angezeigt. |
| Sachbearbeiter | Über das Feld Sachbearbeiter wird die Aufgabe einem bestimmten Sachbearbeiter zugewiesen. Die neue Aufgabe ist dann im Postkorb Aufgaben/Notizen des jeweiligen Sachbearbeiters ersichtlich. |
| Dokument-Type | Wenn ein Dokument per Drag&Drop eingefügt wurde erkennt das System den Dokument-Type (z.B. „Adobe Acrobat Document“). |
| DokumentExtension | Wenn ein Dokument per Drag&Drop eingefügt wurde erkennt das System den Dokument-Type (.pdf, .xls etc.). |
| Dokument-Name | Wenn ein Dokument per Drag&Drop eingefügt wurde erkennt das System den Namen des Dokuments. |
| E-Mail an Sachbearbeiter | Bei Bedarf kann mit der Schaltfläche der zuständige Sachbearbeiter per Mail auf die neue Notiz/Aufgabe aufmerksam gemacht werden. Folgende Email wird automatisch verschickt:
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| Dokument öffnen | Das angehängte Dokument wird geöffnet. |
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Kontaktdaten
In den Kontaktdaten der jeweiligen notiz können Kontakter und Kontaktbetreuer des jeweiligen unternehmens eingetragen werden, sowie das betreffende Modell.
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Verknüpfungen
Hier können jegliche Verknüpfungen zum Upload-Dokument ausgewählt werden. Gleichzeitig kann direkt in die Stammdaten-, Angebots-, Auftrags- etc. Verwaltung gesprungen werden.
Die selbe Systematik funktioniert auch bei den Angeboten und Aufträgen und in der Zertifikatsverwaltung. Wird eine Aufgabe oder Notiz direkt zum Angebot oder Auftrag gehängt, ist sie auch bei der betreffenden Firma sichtbar.
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Änderungen
Hier werden Änderungen der Notiz angezeigt.
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