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Anleitung: Aufgaben/Notizen, Mein Arbeitsbereich
Wird im GPS eine Notiz abgelegt („Aufgaben/Notizen/Dokumente“), kann diese in den Postkörben und unter „Mein Arbeitsbereich“ eines Sachbearbeiters angezeigt werden. Hierfür müssen ein paar Felder korrekt ausgefüllt werden.
Notiz anlegen
Überall wo im GPS Aufgaben/Notizen abgelegt werden können, funktioniert der Mechanismus gleich. In folgenden Bereichen können diese abgelegt werden:
- Personen-/Firmenstammdaten
- Angebote GB1/GB2
- Aufträge
- Veranstaltungen
- Zertifikate Firmen
Eine Notiz kann auf zwei Arten angelegt werden: - mit den grünen Plus
kann eine einfache Notiz angelegt werden
- Per Drag&Drop können PDFs oder Emails abgelegt werden. Auch hier öffnet sich die Maske zum Anlegen einer neuen Notiz.
| Feld | Feldbeschreibung |
| Notiztyp | Der zum Dokument passende Typ wird hier festgelegt
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| Betreff | Pflichtfeld! |
| Dokumentklasse | Die Dokumentklasse kann hier ausgewählt werden, aus Kategorien wie z.B. Allgemein, Anmeldebestätigungen, Personenzertifikate, Sales, Teilnahmebestätigungen etc. Beispiele: Ansässigkeitsbescheinigung oder Finanzamtsbestätigung |
| Beschreibung | In Stichworten |
| Dokument aus Vorlage erstellen | optional |
| Schlüsselwörter | optional (wird zukünftlich im DWH genutzt) |
| Gültig bis | Gültig bis steuert bei offiziellen Dokumenten, wie z.B. Ansässigkeitsbescheinigungen die Möglichkeit, eine Rechnung auszustellen. |
| Dokument-Type | Wenn ein Dokument per Drag&Drop eingefügt wurde erkennt das System den Dokument-Type (z.B. „Adobe Acrobat Document“). |
| DokumentExtension | Wenn ein Dokument per Drag&Drop eingefügt wurde erkennt das System den Dokument-Type (.pdf, .xls etc.). |
| Dokument-Name | Wenn ein Dokument per Drag&Drop eingefügt wurde erkennt das System den Namen des Dokuments. |
| Wiedervorlage / Rückmeldetermin | Die Felder Wiedervorlage und Rückmeldetermin steuern das Ampelsystem. Wird das Datum der Wiedervorlage erreicht, stellt sich die Ampel auf gelb. Beim Überschreiten des Rückmeldedatums wird die Ampel rot.
Der unten eingetrgene SB findet Aufgaben mit einem eingetragenen Wiedervorlagedatum in seinem Arbeitsbereich. Der SB bekommt auch beim Start des GPS ein Pop-Up mit der Aufgabe angezeigt, sobald ein Wiedervorlagedatum eingetragen ist. |
| Status |
Der Status der Aufgabe ist entweder Offen oder Erledigt.
Der Status steuert auch die Anzeige in „Mein Arbeitsbereich“ (grün=erledigt, rot=offen)
Ist die Aufgabe offen, wird sie nicht mehr in den Postkörben Aufgaben/Notizen der SB angezeigt. |
| Sachbearbeiter | Über das Feld Sachbearbeiter wird die Aufgabe einem bestimmten Sachbearbeiter zugewiesen. Die neue Aufgabe ist dann im Postkorb Aufgaben/Notizen des jeweiligen Sachbearbeiters ersichtlich. |
| E-Mail an Sachbearbeiter | Bei Bedarf kann mit der Schaltfläche der zuständige Sachbearbeiter per Mail auf die neue Notiz/Aufgabe aufmerksam gemacht werden. Folgende Email wird automatisch verschickt:
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| Dokument öffnen | Das angehängte Dokument wird geöffnet. |
Mein Arbeitsbereich
Wie oben beschrieben, sobald der Sachbearbeiter und ein Wiedervorlagetermin eingetragen werden (egal ob in der Zukunft oder schon vergangen), sieht derjenige Sachbearbeiter die Aufgabe unter „Mein Arbeitsbereich“.
Rot = Status offen
Grün = Status erledigt
.
Aufgaben+Notizen
In den Aufgaben+Notizen kann in drei verschiedene Bereiche eingesehen werden
- Die eigenen zugewiesenen Aufgaben aus „Mein Arbeitsbereich“
- Die Aufgaben der anderen Sachbearbeiter
- Unzugewiesene Aufgaben
Im linken oberen Bereich kann der eigene Name, bzw. der eines beliebigen SBs angeklickt werden um die offenen Aufgaben der Person anzuzeigen. Auch die nicht zugeordneten Aufgaben sind hier auswählbar.
Dies ist ein hilfreiches Tool um bei Vertretungen den Überblick zu behalten.
ACHTUNG: hier werden nur die Aufgaben mit Status „OFFEN“ aufgelistet!
Je nachdem, welchen Bereich der Notiztyp betrifft, kann von hier aus direkt in die Verwaltung gesprungen werden (Person, Firma, oder Auftrag).
Per Rechtsklick öffnet sich folgendes Menü:
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