Webex: Lessons Learned

* NEU

• Es ist seit einiger Zeit möglich, Personen von einem Webex Meeting auszuschließen (per Rechtsklick auf die Person → Ausschließen). Ist die Person vom Meeting augeschlossen, kann sie auch gleich wieder einsteigen, allerdings kommt sie dann zuerst in die Lobby und muss vom Gastgeber aktiv wieder eingelassen werden.
• Wir haben mitbekommen, dass TN manchmal Probleme haben ihren Bildschirm freizugeben, wenn sie über den Browser eingestiegen sind. Möglicherweise muss die Person zuerst die Freigabe im Browser erlauben (wie auch Kamera und Mikrofon beim 1. Mal). Wenn die Person das unabsichtlich wegklickt oder blockiert, einfach nochmal oben in das Symbol klicken.

TIPPS an den KUNDEN:

• "Für ein ruhiges Umfeld sorgen, um nicht abgelenkt zu werden. "
• "Die technischen Komponenten vorweg testen."
• in den Pausen die Füße vertreten hebt die Konzentrationsfähigkeit.
• die Pausen können gerne zum Networking genutzt werden, zu diesem Zweck bleibt auch am Ende des Kurses der Raum noch für die Teilnehmer geöffnet. (Zeit für ein online Bier)
• Audioqualität mit Kopfhörern besser, man kann sich besser konzentrieren, da sie Umgebungsgeräusche abschirmen. Werden aber mit der Zeit anstrengend, sollten daher angenehm zu tragen sein.
• Skript schon vor dem Kursstart ausdrucken um nachzublettern und notizen machen zu können.
• Hinweis an Teilnehmer bezüglich Technik-Checks. Es ist zu empfehlen, dass der Teilnehmer mit der Technik und in der Umgebung testet in der er dann auch beim Training teilnimmt.
• Technisches Problem: Fliegt der TN immer wieder aus der Sitzung oder kann sich gar nicht mit dem Audio verbinden, hat er eventuell ein anderes Konverenztool laufen. Skype, Zoom, Teams & Co dürfen nicht im Hintergrund laufen.

HINWEISE FÜR TRAINER

• Webex-App (das ist das mit dem Menü oben) verwenden, die Browservarianten besitzen für Trainer nicht ausreichend Funktionen.
• Training richtig starten mit dem Button neben dem richtigen Training, nicht mit dem großen Button oben.
• Immer auf alle TN warten, hier Coach bitten mit fehlenden TN Kontakt aufzunehmen falls dieser das noch nicht tut. Die anderen TN haben meist Verständnis für die Wartezeit. Hingegen finden sie es negativ wenn der Trainer dann schon mit Stoff beginnt. Wartende müssen aber beschäftigt werden (z. B. Vorstellungsrunde).
• Spielregeln einführen. Wann wird die Cam eingeschaltet wann nicht? Wann wird das Mikro eingeschaltet wann nicht? Wie verhält man sich bei Fragen?
• Ab 10 Teilnehmern wird es notwendig sich für die Interaktion weitere Dinge zu überlegen. Einerseits gibt es die Möglichkeit die Teilnehmer in Untergruppen einzuteilen um die Interaktion untereinander zu fördern, andererseits gibt es die Möglichkeit über das Umfragetool Fragen an alle zu stellen. ( Quizz bennötigt Vorbereitungszeit)
• Für die Arbeit mit Gruppenräumen ist wichtig zu wissen in welchem Raum man sich gerade befindet. Bei der Desktop App sieht man das bei der "i" Info links oben im Übertragungsfenster.
• Powerpoint im Präsentationsmodus verwenden
• Webex hat ein Whiteboard.
• In den Wissens-Checks gibt es zwar keinen Zurückbutton die Teilnehmer können aber über die Seitenauflistung oben links zu den verschiedenen Fragen springen.
• Wenn TN eine Frage hat die er gerne mündlich stellen möchte (weil sonst zu lange oder schwer verständlich) reicht es auch wenn sie einfach in den Chat schreiben, dass sie eine Frage haben. Trainer fordert dann zum geeigneten Zeitpunkt auf die Frage zu stellen.
• Bei der Vorstellrunde, die Teilnehmer bitten die Eckdaten zur Person (wenn sie möchten, gleiches gilt für Kontaktdaten) für die anderen Teilnehmer zur Orientierung in den Chat zu posten.
• Hat ein Teilnehmern eine schwache Verbindung macht es nicht viel Sinn die anderen Teilnehmer dazu aufzufordern ihre Videos abzudrehen, da die software ohnehin für diesen Teilnehmer die Qualität der Videos immer weiter herunterdrosselt und zur not ganz abdreht. Das Audio hat hier immer die Priorität, genau so wie wir das möchten. Wenn aber alle TN ihre Videos ausmachen, hat keiner mehr die Möglichkeit die TN zu sehen obwohl ihre Internetverbindung eigentlich ausreichen würde.
• Trainer sollte sich immer ein Notfalltechnikset bereit haben. Zweites Headset, 2. Kamera, 2. Laptop
• Treten aufeinmal Audioprobleme (die scheinbar nicht an der Verbindung liegen) bei einzelnen Teilnehmern auf, diese bitten neu einzusteigen.
• Kann der Moderator plötzlich von keinem TN mehr gehört werden, liegt das vermutlich an dem Mikrofon des Moderators oder Webex hatte zu viel Traffic. Hier eventuell zuerst das Mikro neu Verbinden wenn das nichts bringt als Trainer neu einsteigen. ACHTUNG Meeting verlassen nicht Meeting beenden.
• Teilnehmer generell zur Interaktion auffordern. Öfter Fragen stellen, zum Erfahrungsaustausch auffordern.
• Foliengestaltung ist ein wichtiger Faktor um Teilnehmer an der Stange zu halten. Pro Folie sollte nur eine Kernaussage stehen. Hier helfen auch Animationen um zu verhindern, dass Teilnehmer vorlesen. Als Trainer soll man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer festhalten. Jede Zeile zu animieren ist jedoch zu viel des Guten.
• Gruppenarbeiten in einem extra Raum mit zwei Gruppen sind ab 4 TN zu bevorzugen.
• Den Raum nach dem Training für die Teilnehmer zum Networking offen lassen.
• Bei Trainings macht es Sinn schon bald mal Feedback von den Teilnehmern einzufordern um im späteren Verlauf des Kurses schon darauf eingehen zu können, Das kommt bei den TN gut an. (z. B. öfter kurze Pausen)
• Bei Filmen muss man vorher "Für Bewegtbilder und Video optimieren"
• Wenn jemand sich "codiert" anmeldet, gleich in der Vorstellrunde Namen notieren!
• Bei Video einspielen, sollten alle kameras ausgeschaltet sein
• Tn sollten im Hintergrund immer Moodle offen haben vor allem bei Gruppenarbeiten damit sie sich leichter beim Raumwechsel tun.
• Folien sollten Copyright frei sein! Aber Link kann man teilen
• Virtuelle Trainings sind für alle anstrengender, daher müssen öfter Pausen gemacht werden. Spätestens nach 90min wieder eine Pause.
• Es empfiehlt sich bei einer Pause das Inhaltsverzeichns einzublenden um den Teilnehmern wieder den aktuellen Stand ins Gedächnis zu rufen und etwas mehr Struktur hinein zu bringen.
• Die online Teilnehmer sind im Vergleich zu Vorort sehr pünktlich das erfordert vom Trainer noch mehr Struktur.
• Die Trainings sollen abwechslungsreich gestaltet werden, präsentation, diskusion, übungen selber oder in der Gruppe erarbeiten.
• Versuchen Aufgabenstellungen mit der Pause zu verbinden, dadurch gewinnen die Teilnehmer flexibilität falls sie zuhause eine Familie zu versogen haben.
• Es ist zu empfehlen, dass sich die Trainer die Webex App auch am Smartphone installieren um im Notfall hier schnell auf ein anderes Gerät/ mobiles Internet ausweichen zu können. Gute Möglichkeit, falls zum Beispiel Tonübertragung nicht mehr funktioniert.
• Störungen Störgeräusche schnell ansprechen nicht ignorieren.
• Beim Referentenmodus kann man Notizen machen, man sieht die nächste Folie, man kann Referentenansicht mit dem Präsentationsfenster tauschen, mit einem Laserpointer arbeiten und zu einer bestimmten Folie springen.
• Bei Fehlermeldungen, bitte Screenshots an den 1st Level Support oder tina.schuett@qualityaustria.com schicken.

FÜR DIE ORGANISATION ZU BEACHTEN

• Internet wird Erfahrungsgemäß nach 16:00 schlechter (Mehr Personen auf Netflix?)
• Interaktion wird ab 10 TN schwierig
• Wenn man das Webex schließt ist es auch kurz danach noch sichtbar und erneut startbar selbst wenn die Dauer eigentlich vorbei ist.
• Coach spricht sich mit dem Trainer proaktiv in der Woche zuvor ab. geht Checkliste durch.
• Hinweis an Teilnehmer bezüglich Technik-Checks. Es ist zu empfehlen, dass der Teilnehmer mit der Technik und in der Umgebung testet in der er dann auch beim Training teilnimmt.
• Bei Technik-Checks mit Teilnehmern aus einer Firma sollte immer deren IT involviert werden.
• Die Mails mit den Zugangslinks zu den Räumen sollte immer einen Kalendereintrag beinhalten, somit können die Termine nicht so leicht vergessen werden, das ist vorallem bei den Webinaren wichtig.
• Bei Fehlermeldungen, bitte Screenshots an den 1st Level Support oder tina.schuett@qualityaustria.com schicken.

FÜR SUPPORT (Level 1, Level 2)

• Fragen wenn der Teilnehmer nichts hört sollte sein. Welchen Browser verwenden Sie? (Chrome, Firefox, Edge) Haben Sie das richtige Audigrät ausgewählt? Versuchen Sie ein anderes aus der Liste die Ihnen Webex vorschlägt. Eventuelle falsches ausgewählt oder Headset usw. kaputt.- Wenn Firmen über den Computer telefonieren, verwendet die Telefonapp die Audiogeräte, dann kann Webex nicht mehr auf die Audiogeräte zugreifen und die Teilnehmer hören nix und werden nicht gehört. Hier gibt es einstweilen nur die Lösung sich mit externen Telefon mit dem Audio zu verbinden oder über die Smartphoneapp.
• Man kann nun mehr als einen Gastgeber in einem Webexmeeting haben (Mitgastgeber)
• Hat der Teilnehmer Audioprobleme sei es er hört nichts oder er kann nicht sprechen, ist es im Fall, dass er nichts hört wichtig für den Moment eine schnelle Lösung zu finden. In einer Pause kann man sich der Sache dann nochmal annehmen.
  • 1. Möglichkeit: der Teilnehmer soll sich die Smartphoneapp herunterladen und so zusätzlich zu der visuellen Verbindung am Computer eine Audioverbindung am Smartphone erstellen.
  • 2. Möglichkeit: der Teilnehmer soll sich via Telefonverbindung in den Kurs einwählen. (Schnellste Möglichkeit das zu tun ist über den Button mit den 3 Punkten - Audioverbindung - Einwählen/anrufen / NICHT "angerufen werden" damit hatten wir nicht so viel Erfolg)
• Wird mit mehreren verschiedenen Converencing-Tools (Skype, Zoom, Webex...) gearbeitet, empfiehlt es sich vor dem Einstieg von einen Neustart des Computers durchzuführen.
• es empfiehlt sich das Training mit einem großen Bildschirm durchzuführen.
• Tauchen Firewall Probleme auf kann man probieren ob der Teilnehmer die Meetingseite aufrufen kann wenn der Link direkt aus Webex an den Teilnehmer verschickt wird. (Hat in der Vergangenheit schon geholfen)
• Bei Problemen beim Einstieg müssen eventuell auch noch von der Firmen-IT die zuständigen Ports die auch für die Webex-Desktopapp gebraucht werden freigeschaltet werden.
• Wenn sich der Link hinter einem Button versteck und nicht ausgeschrieben ist kann das auch zu Firewall problemen führen. Daher auch für spontane Technik-Checks die Teilnehmerlinks immer ausgeschrieben schicken
• Wenn Teilnehmer sich nicht mit seinen Audiogeräten verbinden kann, liegt es vielleicht daran dass er über einen Terminalserver/ virtuellen Arbeitsplatz eingestiegen ist. Der Teilnehmer muss den link kopieren und ihn außerhalb des Terminalservers öffnen.
• Technisches Problem: Fliegt der TN immer wieder aus der Sitzung oder kann sich gar nicht mit dem Audio verbinden, hat er eventuell ein anderes Konverenztool laufen. Skype, Zoom, Teams & Co dürfen nicht im Hintergrund laufen.
• Übersicht über das Control Hub (Bedeutung der Linienfarben bei Audio und Video, Infos über Daten- und Paketverluste aufgrund fehlender Bandbreite oder zu hoher CPU Auslastung etc.) Infos im Anhang.
• Woran erkennt man, ob ein TN via Terminalserver aka Remote Desktop teilgenommen hat?
  • “Remote Audio”, oder “Other/Other” bei den Details
• WebEx funktioniert nun auch (mit eingeschränkter Funktion) auf Terminalservern, wird aber nicht empfohlen.
• Man erkennt in den Details, welche Geräte für Lautsprecher/Mikro verwendet werden . Diese sollten meist die gleichen sein. Wenn nicht, könnte das ein Indiz dafür sein, weshalb eine Person nichts hört, oder nicht gehört wird.
• Das Teilen vom Bildschirm in Breakout-Sessions via die Browser-Teilnahme wird leider offenbar zurzeit nicht unterstützt, könnte in Zukunft aber wieder kommen.