Anleitung: Raumressourcen (Veranstaltungen)

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Um gewisse Abläufe im GPS / auf der Website zu optimieren, wurde die Logik der Raumressourcen im GPS etwas umgebaut, wie auf folgender Seite erklärt.

Unter anderem werden nun folgendende Prozesse ermöglicht:

• Online-Anzeige auf der Werbsite inkl. Hybrid VAs
• Verwaltung von Hybrid VAs im GPS
• Erleichteres Tauschen von Räumen in Templates/VAs
• Anzeige einer Compliance (Textbaustein) für externe Anbieter von Eventplattformen bei der Buchung auf der Webiste
• Bessere Übersicht über die Raumkapazitäten online/offline in der VA

VA-Wartung Grunddaten

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Unter Wartung - Veranstaltungswartung Grunddaten - Raumarten gibt es nun eine neue Raumart "6 - Virtuell".

Diese kann nun im nächsten TAB "Räume" hinterlegt werden.

Wird zukünftig ein virtueller Raum für die VA gewählt, kann auf der Website die VA als "online" angezeigt werden.

Um die Räume in den Raumressourcen in den Templates/Veranstaltungen auswählen zu können, müssen sie unter "Räume" angelegt werden, wie hier z.B. der virtuelle Raum (Online).

Kennzeichen Hauptraum

Wird ein Raum als Hauptraum angegeben (neues Feld), müssen die Spalten Kapazität Min/Max ausgefüllt sein.
Auf Basis dessen werden die defaut Raumkapazitäten im Template gezogen.
Zusätzlich hat das Feld Hauptraum den Nutzen, dass beim Buchen der Veranstaltung diese zum Einbuchen der Teilnehmer*innen gezogen werden (siehe Ressourcen in der Veranstaltung / bei der Teilnehmer-Anmeldung)

Compliance

Soll im Bestellprozess auf der Website eine vom TN zu bestätigende Compliance als Text eingeblendet werden, kann diese hier ausgewählt werden.
Achtung! Dazu muss "Internetrelevant" angehakt sein!

Die bestätigte Compliance wird im Anmeldungs-Übernahmetool angezeigt (TBD!).

Die Compliance muss zuvor als Textbaustein in der Gruppe "Compliance" angelegt werden.

Wie Compliance auf Website aussieht - muss noch an WESEO spezifiziert/weitergegeben werden.

Ressourcen im Template

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Unter Wartung - Veranstatungswartung - Veranstaltungstemplates können von nun an zusätzliche die Min./Max. Teilnehmer eingetragen werden, die virtuell teilnehmen, etwa bei online/hybrid-VAs.
Die Werte für Min./Max virtuell und vor Ort werden automatisch in die VA übernommen.

Zusätzlich kann hier eine Bemerkung eingetragen werden, die auch automatisch im Bemerkungsfeld der VAs steht.

In den Raumressourcen der Templates können die Räume nun schneller getauscht werden:

• Rechtsklick auf den zu tauschenden Raum → Satz fixieren
• Unter Raum neu → Klick auf den neuen Raum
• die Menge und Kapazität der Personen des neuen Raums prüfen/ändern (Menge default = 1; Kapazität Personen kommt default von der Raumwartung → siehe Grunddaten)
• Rechtsklick → Raum ersetzen

Ressourcen in der Veranstaltung / bei der Teilnehmer-Anmeldung

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Verwaltung der Raumressourcen in der Veranstaltung

In der VA selber gibt es 2 Neuerungen bei der Min./Max. Anzeige der Teilnehmer*innen:

1. Eine 2. Zeile zur Anzeige und Verwaltung der virtuellen Kapazitäten
2. Ein neues Feld (Feld 3) zur Anzeige und Verwaltung der Raumkapazitäten (vor Ort / Virtuell)
   dieses Feld "Kapa." errechnet sich aus den Raumkapazitäten im TAB "Räume/Ressourcen" je nachdem ob vor-Ort oder virtuelle Räume ausgewählt sind.
   Das Feld kann überschrieben werden.
   Wird die Teilnehmeranzahl der Raumkapazitäten überschritten, kommt eine Warnung als Pop-Up auf (siehe weiter unten). Die Räume können also aktualisiert werden.
3. Eine dritte Zeile mit den Summen aus Vor-Ort und virtuellen Teilnehmer*innen

Im TAB Räume/Ressourcen kann, wie bereits oben unter Ressourcen im Template beschrieben, einfach getauscht werden.
Die Defaultwerte für Menge = 1 und Kapazität Personen = Max.-Wert aus der Raumwartung.

Achtung!

→ Das Syncen ist nur möglich, solange kein TN eingebucht ist (Fehlermeldung!)


→ Das Löschen eines Raums nur möglich, solange kein TN auf dieser Resource eingebucht ist (Fehlermeldung!)


→ Fixieren/Ersetzen bucht alle Teilnehmer in den neuen Raum mit

→ Das manuelle Hinzufügen von Räumen ist immer möglich.

Beim Einbuchen von Teilnehmer*innen

Die im TAB Räume/Ressourcen hinterlegten Räume müssen von nun an als Pflichtfeld bei der Teilnehmeranmeldung gewählt werden.
Standardmäßig wird hier der hinterlegte "Seminarraum" gezogen. Sollten mehrere Räume hinterlegt sein, muss dieser gewählt werden.

Logik:

• Menge = 1 → wird dieser vorgeschlagen
• Menge > 1 → wird wenn vorhanden %Seminar% vorgeschlagen Pattern-Prüfung.
• Wenn 0 → bleibt die Auswahl leer

Achtung - hier werden nur jene Räume gezogen, die das Feld "Hauptraum" in der Raumwartung aktiviert haben.

Somit kann die Belegung der Räume errechnet werden.

Ist die TN-Kapazität des Raumes überschritten (markiertes Feld), kommt folgende Infomeldung bei der Anmeldung:

Wird im Nachhinein eine Raumresource geändert, werden die Teilnehmer dieses Raumes auch auf den neuen Raum umgebucht.