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Stammdaten: Oberfläche

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1 Allgemeines

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1.1 Aufrufen der Daten

Nach dem Start vom GPS wird erst nur das leere GPS-Hauptfenster angezeigt, ohne die Stammdaten der Firmen und Personen zu laden. Benutzt man die Refresh Schaltfläche, werden sofort alle Firmendaten geladen. Dazu kann man im linken oberen Vorauswahlfeld eine Auswahl (Alle, Firmen, Personen, Aktive, Inaktive) treffen, wodurch nur die ausgewählten Daten erscheinen. Gleiches gilt für die sich oben im Hauptfenster befindlichen Schaltflächen, welche mit Alle, ABC, DEF usw. beschriftet sind. Hierbei erscheinen nur Daten die im Suchfeld mit den jeweiligen Anfangsbuchstaben beginnen.

1.2 Schaltflächen

Die Oberfläche von GPS gliedert sich in eine linke Leiste und ein Hauptfenster. In der linken Leiste befinden sich oben Auswahlkästchen zur Vorauswahl der gewünschten Daten. Darunter werden bei Bedarf relevante Daten zur ausgewählten Firma angezeigt. Das Hauptfenster gliedert sich in zwei Teile. Im Oberen werden die Firmendaten angezeigt.

Mit Hilfe der Pfeilsymbole ist es möglich, schnell durch die angezeigten Datensätze zu navigieren, das grüne Plussymbol (Neuer Kontakt) dient dem Erstellen eines neuen Datensatzes, das Refresh-Symbol aktualisiert die Ansicht.

Mit Hilfe der Pfeilsymbole ist es möglich, schnell durch die angezeigten Datensätze zu navigieren, das grüne Plussymbol (Neuer Kontakt) dient dem Erstellen eines neuen Datensatzes, das Refresh-Symbol aktualisiert die Ansicht.

Klickt man eine dieser Daten an, füllt sich der darunter liegende Bereich mit Detailinformationen, entsprechend der Auswahl im linken Frame (z.B. in Abbildung X: die Stammdaten). Bei den Stammdaten werden nun Zusatzinformationen zu Personen und Firmen angezeigt. Bei den anderen zumeist nur korrelierende Aufgaben/Notizen, bzw. das Änderungsprotokoll.

Die Daten sind in verschiedene Registerkarten aufgeteilt sind, die ganz unten im Hauptfenster angereiht sind. Diese Informationen können so allerdings nur eingesehen und nicht bearbeitet werden.

Durch Klicken des Öffnen Kontakt-Symbols erscheint ein Fenster in dem man die Firmendaten bearbeiten kann.

Neben der oben bereits beschriebenen Buchstabenleiste befindet sich noch die Fläche Print /Export, bei dessen Anklicken sich ein Fenster mit einer Druckvorschau öffnet, um die Firmendaten zu Drucken oder in ein anderes Dateiformat zu exportieren.

Zur besseren Ansicht kann das untere Feld mir den Firmeninformationen vergrößert/verkleinert werden indem man den Mittelstrich der das obere vom unteren Feld unterteilt per Mausklick rauf- oder runterzieht.

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2 Anzeige und Filter

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Standardmäßig werden die Daten im Hauptfenster in Spalten angezeigt. Die einzelnen Spalten können durch Klick auf die Spaltenköpfe mit Drag&Drop verschoben werden, um die Informationsanzeige individuell zu gestalten. Bei Rechtsklick auf einen Spaltenkopf öffnet sich das Kontextmenü .

2.1 Kontextmenü

Aufsteigend sortieren / Absteigend sortieren:

Alle Datensätze werden in Abhängigkeit vom ausgewählten Feld sortiert. Sortiert man ein Feld und anschließend ein weiteres Feld, werden die Daten erst nach dem ersten Feld sortiert und anschließend nach dem zweiten.

Beispiel: zuerst nach Anrede Aufsteigend sortieren, und anschließen nach Suchfeld Aufsteigend sortieren (siehe Abbildung X).

Auf diese Art werden die Datensätze erst nach Anrede (z.B.: Firma, Frau, Herr) und anschließend nach Suchfeld alphabetisch sortiert.

Durch Klicken auf den Spaltenkopf kann die Funktion ebenfalls angewendet werden.

Mit alle Sortierungen entfernen (Rechtsklick auf einen Spaltenkopf) können die Sortierungen von den einzelnen Spalten entfernt werden.

Gruppierungsfeld anzeigen / Nach dieser Spalte gruppieren:

Diese Funktion kann genutzt werden um eine strukturiertere Darstellung in bestimmten Bereichen zu bekommen. Wie beim sortieren kann die Gruppierung in einer Hierarchie geordnet werden, je nachdem, welche Spalte zuerst zur Gruppierung hinzugefügt wird.

Im Gruppierungsfeld, welches im Kontextmenü ein- und ausgeblendet werden kann, wird angezeigt, welche Spalten wie miteinander verknüpft sind.

Im nachfolgenden Beispiel werden die Datensätze erst nach dem Feld Anredeund anschließend nachStaat gruppiert.

Die Gruppierung kann über das mit Rechtsklick auf den Gruppierungsbereich aufgerufene Kontextmenü oder mit Drag&Drop wieder aufgelöst werden.

Spalte entfernen / Spaltenauswahl / Optimale Spaltenbreite:

Mit diesen Funktionen können Spalten in der Anzeige ein- und ausgeblendet bzw. die optimale Breite der Spaltenanzeige eingestellt werden. Standardmäßig werden alle Spalten angezeigt. Mit der Spaltenauswahl wird ein Fenster geöffnet, dass alle entfernten Spalten anzeigt. Hat man eine Spalte ausgeblendet, kann man sie vom Spaltenauswahl-Fenster per Drag&Drop oder mit Rechtsklick wieder einblenden.

Im Folgenden Beispiel wurden Name_3 und Ort ausgeblendet; aus diesem Grund werden sie im Spaltenauswahl-Fenster angezeigt.

Suche einblenden:

Diese Funktion stellt eine Volltextsuche zur Verfügung, die den gesuchten Text in allen Feldern markiert und zugleich nur Datensätze anzeigt, die den gesuchten Text an einer Stelle beinhalten.

Die Suche kann über das Kontextmenü Suche ausblenden oder bei Klicken auf den X-Button wieder ausgeblendet werden

Verstecke Auto Filterzeile:

Damit wird die Filterzeile ein- und ausgeblendet.

Bedingte Formatierung:

Unter Bedingte Formatierung ist es möglich, Regeln zu erstellen, nach denen die Datensätze formatiert werden sollen.

Es ist möglich,

• Zellregeln hervorzuheben (Größer als, Kleiner Als, Zwischen, Gleich, Text Enthält, oder Eigene Bedingung);
• Regeln für Höchst- oder Niedrigstwerte zu erstellen (Höchste/Niedrigste 10 Werte);
• Eindeutige/Doppelte Regeln zu erstellen;
• oder ganz Individuelle Regeln zu erstellen (Verwalten von Regeln).

Nach der Auswahl der gewünschten Regeln, Öffnet sich eine Maske, in der die Regeln verwaltet werden können. Unter Verwalten von Regeln kann man diese auch noch individuell bearbeiten, neu erstellen und reihen.

Unter Neue Regel können sofort komplizierte Regeln und Formatierungen erstellt werden.

2.2 Filterzeile

Über die Filterzeile lassen sich die Datensätze durch Eingabe von Buchstaben- oder Zahlenwerten einschränken. Es wird in der gefilterten Spalte nach dem eingegebenen Wert gesucht und alle Datensätze, die diesen Wert nicht beinhalten, werden ausgeblendet.

Am unteren Rand ist der gewählte Filter sichtbar. Der Filter lässt sich dort auch wieder löschen indem man den X-Button klickt.

In diesem Beispiel wird in der Spalte PLZ nach dem Wert „DE“ gefiltert. Es scheinen nur noch Datensätze auf, die in Deutschland ansässig sind.

In den Spaltenköpfen taucht, sobald man mit dem Mauszeiger darüber fährt, ein Filtersymbol auf. Klickt man darauf, öffnet sich eine Liste mit allen in der Spalte beinhalteten Werten. Vorsicht: Filter werden in dieser Liste nicht berücksichtigt, es werden ALLE Werte angezeigt. Wählt man einen Wert aus, der bereits gefiltert wurde (zum Beispiel „Wiener Neustadt“), wird gar kein Datensatz angezeigt!

In diesem Beispiel verschwinden, wenn man im Spaltenkopf Ort auf das Filtersymbol klickt und „Linz“ auswählt, alle Datensätze, die in der Spalte Ort nicht „Linz“ enthalten. Außerdem wird unten der Filter „Ort = Linz“ der Filteranzeige hinzugefügt.

Bei Betätigung des Filter bearbeiten-Buttons oder im Kontextmenü unter Filter bearbeiten kann man ein Fenster aufrufen, in dem alle Filter aufgelistet sind. Mit logischen „und“, „oder“ und anderen Verknüpfungen lassen sich hoch komplexe Filter erstellen.

2.3 Exportieren

Über die Schaltfläche Export/Print lassen sich die sortierten Ergebnisse drucken oder in verschiedene Dateiformate exportieren.

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3 Symbolik

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