Personenstammdaten: Registerkarte Traineranfrage

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Um einen Trainer zu einer Veranstaltung zu buchen, ist eine Exkursion in das Tool „Ressourcenverwaltung“ notwendig.

Dies ist jedoch nur eine mögliche Variante (hauptsächlich im Zuge der Kursprogrammplanung), um einen Trainer zu einer Veranstaltung zu buchen!

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Exkursion: Traineranfrage über „Ressourcenverwaltung“

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Unter Anwendungen – Ressourcenverwaltung – Veranstaltungsplanung Anfrage können Trainer und Veranstaltungen gesucht werden und per Emailmodul angefragt werden.

Folgendes Modul öffnet sich:

Im 1. Reiter „Trainer Suche“ wird folgendes eingegeben:

• Ohne Qualifikationsvorgabe suchen – Diese Funktion lässt den Berufungsstatus des Trainers nicht in die Suche einfließen. Dies kann z.B. verwendet werden wenn für das neue Kursprogramm anfragt, zu einem Zeitpunkt wenn die Berufung noch nicht aktuell ist.
• Trainer – Name des Trainers
• Jahr – Jahr der Veranstaltung (immer das aktuelle, und falls bereits angelegt das Folgejahr)

Da „Ohne Qualifikationsvorgabe suchen“ angekreuzt wurde, werden alle VAs des Jahres 2021 angezeigt.

Es können nun entweder ganze Veranstaltungstypen, Veranstaltungen oder einzelne Veranstaltungstage angekreuzt.

Nun werden noch der Emailbody , die Sprache und die Wichtigkeit gewählt und an die E-Mail übergeben.

Durch Klick auf „an E-Mail übergeben“ wird in den rechten Bereich der Email-Textbaustein (derzeit 3198) geladen inkl. der Infos zu Trainer, Veranstaltung und Datum. Der Empfänger ist ebenso ausgefüllt.

Hier wird die K-Email des Trainers gezogen. Der Trainer muss also eine K-Email eingetragen haben!

Im E-Mail-Betreff wird zum Zweck der schnellen Zuordnung noch der Name des Trainers hinzugefügt.

Dann kann die Anfrage mit Klick auf „Senden“ abgesendet werden.

Nun wird auf die Rückmeldung des angefragten Trainers gewartet.

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Trainerübernahme in den Stammdaten

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Hat man vom Trainer eine Rückmeldung zur Anfrage bekommen, startet der Prozess in den Stammdaten.

Hier wählt man die Veranstaltung im linken Bereich aus und sieht somit im mittleren Bereich den Status der Anfrage. Diese ist nun noch auf „Angefragt“ gestellt.

Je nach Rückmeldung des Trainers gibt es nun zwei Vorgangsweisen:

1. Ablehnung

2. Bestätigung

→ Ablehnung

Der Anfrage Status wird manuell auf „Abgelehnt“ gestellt. Nun muss ein neuer Trainer angefragt werden.

→ Bestätigung

Meldet der Trainer zurück, dass er den Termin bestätigen kann, wird wie folgt vorgegangen

1. Den Trainerstatus auswählen

2. Rechtsklick auf die VA im linken Bereich und „Trainer zu Veranstaltung hinzu“ wählen.

3. Im sich öffnenden Fenster die VA rechts anklicken und „Trainer einbuchen“ wählen.

4. Nun sollte folgende Meldung erscheinen → OK → Fenster schließen.

In den Stammdaten ist der Anfragestatus nun auf „Bestätigt“ gestellt.

Nun kann man von den Stammdaten durch rechtsklick auf die VA direkt in die Veranstaltung gesprungen werden. Unter Referenten/Trainer ist die jeweilige Person nun eingetragen.