Personenstammdaten: Registerkarte Auditorenstatus

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Hier werden die dem Auditor zugewiesenen Modelle und deren Scope’s angezeigt.

Im rechten Bereich können die bestehenden Modelle und dazugehörigen Scopes bearbeitet, oder neu hinzugefügt werden, in Abhängigkeit der Auswahl im linken Bereich.

1. Ebene: Modell
2. Ebene: Scope

Das Ziel ist, dass bei jedem Modell und bei jedem Scope eine Begründung für die Freigabe vorhanden ist. Diese wird im Kommentarfeld „Begründung Scope/Kategorie“ eingetragen. Außerdem wird die Art der Berufung festgelegt (z.B. Freigabe für die Berufung Trainer, Fachprüfer, Prüfer)

Im Begründungsfeld wird die Freigabe des PM oder BM und die Art der Berufung entweder zum Beobachter/A2 oder A1 oder FE eingetragen.

Im Feld Begründung Scope/Kategorie wird die Freigabe vom PM oder BM und die Infos der Kompetenzen eingetragen.

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Auditor Neuberufung

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Im Tab Auditorenstatuskann die Neuberufung eines Auditors oder Fachexperten eingetragen werden. Folgende Schritte sind dabei einzuhalten:

Schritt 1: Modell hinzufügen

Wir die Person für ein Modell neu berufen, klickt man zuerst auf „Modell Neu“. Im rechten Bereich werden nun alle noch nicht berufenen Modelle angezeigt. Das richtige Modell wird in der Zeile mit der Maustaste markiert.

Nun müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Feld	Feldbeschreibung
Status	Hier kann der Status der Berufung gewählt werden (A1, A2, Fachexperte, A1 (Partner), A2 (Partner), Assessor, Beobachter, Hospitant, Visitor etc.)
Punkte	Wird dzt. nicht verwendet
Von / Bis	Datum der Berufung und Gültigkeitsdatum
Eintrittsdatum	Wird dzt. nicht verwendet
Begründung	Hier wird der interne Text zur Freigabe für die Berufung oder Umstufung oder auch Rückstufung und auch Berufungsverlängerung eingetragen, z.B.: Die Begründung wird NICHT am Statusbericht angedruckt und dient nur der internen Information.
Auflage	Falls es eine Auflage gibt, kann diese hier eingetragen werden. Die Auflage erscheint auf diversen Dokumenten, wie z.B. Statusbericht

Nun wird in der Zeile des gewünschten Modells mittels Rechtsklick auf „Modell hinzu“ geklickt.

Sogleich erscheint das Modell im linken Bereich des Fensters.

Nach erfolgreichem Hinzufügen des Modells zur Liste muss unbedingt der Schritt „Refresh Scopewertigkeiten“ durchgeführt werden! Dazu klickt man rechts in den linken Bereich und wählt die Aktion aus.

Grundsätzlich muss der Tab Refresh Scopewertigkeit auch bei jeder Änderung, wie z.B. bei Umstufungen oder auch Scope Erweiterung geklickt werden.

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Schritt 2: Modell Bearbeiten

Nachdem die Scopewertigkeiten neu geladen wurden, können mittels „Bearbeiten“ zusätzliche Infos zum Modell hinzugefügt werden (gelb markiert).

Feld	Feldbeschreibung
Audits Bis Ausgabeversion	Zeigt die Ausgabeversion des jeweiligen Modells an und muss, falls eine vorhanden ist, auch zugefügt werden
VETO Bis Ausgabeversion	Veto bis Ausgabeversion wird dann eingetragen, wenn es für dieses Modell bereits eine Audits bis Ausgabeversion vorhanden ist
Letztes Witness	Datum des letzten Witnessaudits des entsprechenden Modell
Historie	Historie aller durchgeführten Witnessaudits des entsprechenden Modell
Vetoberechtigt	Anhaken, wenn der Auditor für dieses Modell Vetorechtsbeauftragter/Fachbereichsverantwortlicher ist
Stv.	Anhaken, wenn der Auditor für dieses Modell stellvertretender Vetorechtsbeauftragter ist
Witnessauditor	Anhaken, wenn der Auditor für dieses Modell zum Witnessauditor berufen ist
Scopewertigkeit	Die Scopewertigkeit berechnet sich automatisch im Zuge der Aktion „Refresh Scopewertigkeiten“. Dies wird intern zur Auditorenteamberechnung verwendet.

Anschließend speichern!

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Nach jeglicher Änderung im Auditorenstatus muss unbedingt der Schritt „Refresh Scopewertigkeiten“ durchgeführt werden!

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Schritt 3: Scopes hinzufügen

Für gewisse Modelle mit Scopezuordnung sind folgende Schritte zu beachten und müssen zum Modell hinzugefügt werden.

Dabei markiert man links das gewünschte Modell und klickt auf „Scope neu“.

Nun werden in der Liste alle dem Modell zugeordneten Scopes zur Auswahl angezeigt.

Die Zuordnung Scope-Art zu Modell wird in der Modellwartung festgelegt.

Auch für die Berufung zu den einzelnen Scopes muss eine Begründung (= Freigabe) in Stichworten angeführt werden. Diese wird im Feld „Begründung Scope oder Kategorie“ eingefügt.

Achtung QMD-spezifisch!
Bei der QMD wird hier zusätzlich der Status eingetragen.
Bei der Quality Austria ist dieses Feld irrelevant, daher die Kennzeichnung mit dem grünen Q.

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Mittels rechter Maustaste in die Zeile des gewünschten Scopes kann dieser zum Modell angehängt werden.

Nach jeglicher Änderung im Auditorenstatus muss unbedingt der Schritt „Refresh Scopewertigkeiten“ durchgeführt werden!

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Umstufung/Verlängerung eines Auditors

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Wird eine Umstufung/Änderung bei einem Auditor vorgenommen, werden die Daten auf Modellebene geändert.

Hier können nun der neue Status und das neue „Bis“-Datum eingefügt werden, bzw. hat der Auditor seine Berufung verlängert, wird nur das „Bis“-Datum verändert. Auch VETO und Witnessauditor –Berechtigungen können eingestellt werden-

Natürlich muss auch hier immer bei Änderung eine Begründung (= Freigabe) angeführt werden!

Anschließend muss gespeichert werden!

Nach jeglicher Änderung im Auditorenstatus muss unbedingt der Schritt „Refresh Scopewertigkeiten“ durchgeführt werden!

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Auditorenberufung inaktiv setzen

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Wird ein Auditor von einem Modell abberufen, wird der Inaktivhaken gesetzt.

Im Begründungsfeld wird auch der Grund der Inaktivsetzung eingetragen.

Es muss mindestens 1 Modell aktiv sein, damit der ATAF im WIS in seine Aufträge einsehen kann! Es kann passieren, dass ein ATAF für ein Modell oder auch für alle Modelle tagesaktuell abberufen wird.

Würden alle Modelle auf Inaktiv gesetzt werden, sind für den betreffenden Auditor alle Aufträge aus dem WIS verschwunden.

Dies kann gewollt sein, oder aber auch nicht, da der betroffene Auditor die offenen Aufträge noch abwickeln soll (Dokumentenupload, …).

Damit diese Tätigkeiten vom betroffenen Auditor noch durchgeführt werden können, wird im lediglich das korrekte „Bis“ – Datum gesetzt.

Auch nach Inaktivsetzen des Auditorenstatus muss unbedingt der Schritt „Refresh Scopewertigkeiten“ durchgeführt werden!

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Dokumente

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Über das Kontextmenü (rechte Maustaste in den linken Anzeigebereich) sind einige Reports/Dokumente abrufbar. Die Dokumente beziehen sich immer konkret auf das Modell, das angeklickt wird.

• Auditorenstatusbericht
• Berufung zus. Modell
• Berufsverlängerung
• Neuberufung China, Latu,…
• Neuberufungen
• Umstufung zu Status A1
• Umstufung zu Status A2

Wählt man das gewünschte Dokument, öffnet sich die Druckvorschau (Achtung: diese Dokumente sind nicht mehr alle relevant).

Schließt man die Druckvorschau wieder, kann das Dokument automatisch in den Aufgaben/Notizen/Dokumenten bei der Person abgelegt werden (siehe Aufgaben/Notizen/Dokumente)

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