Anleitung: Nutzungsrecht

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Nutzungsrecht verrechnen

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Das Nutzungsrecht wird unseren Kunden auf vielfältige Weise verrechnet:

• Direkt über den Nutzungsrecht-Rechnungslauf (der Kunde bekommt eine eigene Rechnung für das Nutzungsrecht)
• Das Nutzungsrecht wird im Rahmen eines Auftrages dem Zertifikatsinhaber verrechnet
• Das Nutzungsrecht wird im Rahmen eines Auftrages einer beliebigen Firma aus dem Firmenabbild verrechnet

Registerkarte Nutzungsrecht

Feld	Feldbeschreibung
Nutzungsgebühr:	Hier werden der Stichtag, der Beginn, die Höhe sowie die Verrechnungsart eingetragen.
Verrechnungsart	Bei einer Neukundenanlage ist unbedingt die Verrechnungsart zum frühestmöglichen Zeitpunkt einzutragen!
Nutzungsrechtabdecker-Adresse	Die unter Nutzungsrechtabdeckeradresse eingetragene Adresse deckt das Nutzungsrecht für die Zertifikate der aktuellen Adressnummer ab. Voraussetzung: Die Nutzungsrechtabdecker-Adresse muss selbst Inhaber eines gültigen, aufrechten Zertifikats sein.
Rechnungsdaten:	Hier werden die Bestellnummer, der Mandant und die Rechnungsadresse eingetragen. Achtung: Eine abweichende Rechnungsadresse ist nur dann notwendig, wenn die Rechnung für das Nutzungsrecht nicht an die aktuelle Adressnummer geschickt werden soll. Ist eine Nutzungsrecht-Abdeckeradresse eingetragen, darf keine Rechnungsadresse eingetragen werden.
Gruppen-/Konzernbonus:	Gibt es zu einer Firma einen Gruppen-/Konzernbonus muss dies hier aktiviert werden. Die Freigabe dafür, sowie Bemerkungen dazu können ebenfalls hier hinterlegt werden.
Bisherige Nutzungsgebühren:	Die bisherigen verrechneten Nutzungsgebühren werden hier angezeigt.

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Nutzungsrecht-Abdeckeradresse festlegen

Die unter Nutzungsrechtabdeckeradresse eingetragene Adresse deckt das Nutzungsrecht für die Zertifikate der aktuellen Adressnummer ab.

Im Feld Nutzungsrecht-Abdeckeradresse darf nur eine Adresse ausgewählt werden, die selber Inhaber eines gültigen Zertifikats ist.

ACHTUNG:
Es kann aber durchaus auch der Fall auftreten, dass der gewünschte Nutzungsrechtabdecker kein gültiges Zertifikat besitzt, z.B. wenn eine Holding bei Großkonzernen für das Nutzungsrecht aufkommt, aber die Holding selbst, die über allen anderen Standorten der Unternehmensgruppe steht, kein aufrechtes Zertifikat hat.

Hier kommt folgende Faustregel zur Anwendung:

• der höchste Knotenpunkt im Firmenabbild, der Inhaber eines gültigen Zertifikats ist, wird Nutzungsrecht-Abdecker.
• Dieser Nutzungsrecht-Abdecker kann dann eine alternative Rechnungsadresse haben, etwa die der Holding, die das Nutzungsrecht ja schlussendlich bezahlt.
• Beim Nutzungsrecht-Abdecker wird also als Rechnungsadresse die Adressnummer der Holding eingetragen.

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Nutzungsrecht mit Auftrag verknüpfen

Falls das Nutzungsrecht im Rahmen eines Auftrages verrechnet wird, muss die Checkbox „mit Auftrag verrechnen“ aktiviert werden und jedes Jahr – solange eben das Nutzungsrecht über einen Auftrag verrechnet wird - mit dem entsprechenden Auftrag verknüpft werden.

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Prozess Nutzungsrecht-Kontrolle

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Folgende Kontrollen müssen von nun an durchgeführt werden, um Fehlerquellen zu vermeiden:

• Bei jeder Zertifikats-Neuausstellung ist die Nutzungsrechtkonfiguration zwingend zu überprüfen!
• Bei jeder Zertifikats-Verlängerung ist die Nutzungsrechtkonfiguration zwingend zu überprüfen!
• Bei jeder Zertifikats-Rücklage ist die Nutzungsrechtkonfiguration zwingend zu überprüfen!

Achtung:
Der Zertifikatsinhaber darf niemals ohne triftigen Grund gewechselt werden.
Im Zweifel ist das betroffene Zertifikat zurückzulegen und für den neuen Inhaber neu auszustellen.

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Nutzungsrecht Checks

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Durch die Unterschiede in der Handhabung der Nutzungsrecht-Verrechnung ist speziell dieser Bereich äußerst fehleranfällig.
Daher empfiehlt es sich, Ungenauigkeiten regelmäßig zu identifizieren und zu bereinigen.

Check: aufrechtes Zertifikat, aber Nutzungsrecht befreit

Die wichtigste Aufgabe ist all jene Firmen zu identifizieren wo ein aufrechtes Zertifikat besteht aber in der Nutzungsrechtverwaltung eine Befreiung aktiviert ist.

• Unter Berichte → Adressenauswahl - Serienbriefe findet man den Bericht Nutzungsrecht – Checkliste.

• Jeder Mitarbeiter kann sich so seine Kunden selbst suchen indem er/sie in der Spalte „User Name“ seinen/ihren Namen als Filter aktiviert:

• Um herauszufinden ob ein aufrechtes Zertifikat und gleichzeitig eine Nutzungsrechtbefreiung vorliegen, sind 2 zusätzliche Filter zu setzen:
  • Spalte Nutzungsgebühr = 1
  • Spalte „Nutzungsrecht_befreit“ = gewählt (Haken setzen!)

Bei den Kunden, die als Ergebnis angezeigt werden, ist unbedingt zu prüfen warum das Nutzungsrecht_befreit in den Stammdaten aktiviert ist!

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Fehlerquellen

Folgende „Fehler“-Szenarien werden wahrscheinlich auftauchen:

1. „von Nutzungsrecht befreit“ ist aktiviert, aber zusätzlich ist eine Nutzungsrecht-Abdeckeradresse angegeben.

• Hier muss der Haken bei „von Nutzungsrecht befreit“ rausgenommen werden.

2. Es ist ein Modell beim Kunden hinterlegt, dass vom Nutzungsrecht befreit ist.

• Hier bestimmt die Modellwartung.
• Es ist falsch, in der Nutzungsrechtverwaltung nochmals „von Nutzungsrecht befreit“ zu aktivieren!

3. Es geht um einen Kunden, der von einem Partner betreut wird, wo es keine Nutzungsrechtverrechnung gibt.

• Hier regelt die Partner-Wartung diese Situation.
• Es ist falsch, in der Nutzungsrechtverwaltung nochmals „von Nutzungsrecht befreit“ zu aktivieren!